Podatek u źródła – co to jest i kogo dotyczy?

Podatek u źródła, czyli Withholding Tax (WHT), to zryczałtowany podatek dochodowy pobierany przy wypłacie określonych należności. W Polsce najczęściej potrąca go polska firma wypłacająca wynagrodzenie zagranicznemu kontrahentowi. Obowiązek dotyczy tylko wskazanych kategorii przychodów, a nie każdej faktury otrzymanej od podmiotu z zagranicy.

Czym jest podatek u źródła?

Podatek u źródła jest podatkiem od dochodu, który pobiera się w państwie, w którym powstaje przychód. W polskim systemie może chodzić zarówno o PIT, jak i CIT. Podatek jest zwykle potrącany z kwoty należnej zagranicznemu odbiorcy, a następnie przekazywany przez płatnika do urzędu skarbowego.

W praktyce polska spółka lub przedsiębiorca wypłaca kontrahentowi kwotę pomniejszoną o WHT. Podstawowe stawki wynikające z ustaw podatkowych wynoszą najczęściej 19% albo 20%, choć w określonych przypadkach stosuje się także stawkę 10%. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania może przewidywać niższą stawkę albo brak podatku w Polsce.

Płatnik a podatnik – kto odpowiada za WHT?

Najważniejsze rozróżnienie dotyczy ról obu stron transakcji. Płatnikiem jest zazwyczaj polski podmiot dokonujący wypłaty, natomiast podatnikiem – zagraniczny odbiorca przychodu. Formalny ciężar podatku dotyczy więc podatnika, ale obowiązki obliczenia, pobrania i wpłaty podatku wykonuje płatnik.

Dlatego polska firma powinna przeanalizować charakter płatności jeszcze przed wykonaniem przelewu. Błąd płatnika może oznaczać konieczność dopłaty podatku, odsetek albo wykazania, że dochowano należytej staranności.

Jakich płatności dotyczy podatek u źródła?

Zakres WHT wynika przede wszystkim z ustawy o CIT i ustawy o PIT. Obejmuje tylko określone rodzaje przychodów, w szczególności:

• Dywidendy i inne przychody z udziału w zyskach osób prawnych.
• Odsetki.
• Należności licencyjne, w tym opłaty za prawa autorskie, znaki towarowe, wzory, urządzenia przemysłowe oraz know-how.
• Usługi niematerialne, takie jak usługi doradcze, prawne, księgowe, reklamowe, zarządzania, kontroli, przetwarzania danych, rekrutacji oraz badania rynku.
• Wybrane usługi artystyczne, widowiskowe i sportowe, a także niektóre przychody z transportu morskiego i lotniczego.

Sama zagraniczna faktura nie przesądza jeszcze o obowiązku poboru podatku. Trzeba sprawdzić rodzaj świadczenia, status odbiorcy, miejsce powstania przychodu oraz ewentualne zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Limit 2 mln zł i mechanizm Pay & Refund

Szczególne zasady dotyczą wypłat określonych należności na rzecz jednego podatnika, gdy ich łączna wartość przekracza 2 000 000 zł w roku podatkowym. Chodzi przede wszystkim o dywidendy, odsetki i należności licencyjne wypłacane podmiotom powiązanym.

Po przekroczeniu limitu może zadziałać mechanizm Pay & Refund, czyli „najpierw pobierz podatek, później wystąp o jego zwrot”. W uproszczeniu płatnik pobiera podatek według stawki krajowej od nadwyżki, nawet gdy umowa międzynarodowa przewiduje zwolnienie albo niższą stawkę. Zagraniczny podatnik może następnie ubiegać się o zwrot nadpłaconej kwoty.

Najważniejsze elementy tego mechanizmu są następujące:

• Limit – 2 000 000 zł wypłat na rzecz jednego podatnika w roku podatkowym.
• Skutek przekroczenia – co do zasady pobór podatku według stawki krajowej od odpowiedniej części wypłaty.
• Zwrot – możliwość odzyskania podatku, jeżeli podatnik spełnia warunki zwolnienia lub zastosowania niższej stawki.
• Wyłączenie procedury – w określonych sytuacjach możliwe dzięki opinii o stosowaniu preferencji albo oświadczeniu płatnika.

W przypadku CIT płatnik może posłużyć się oświadczeniem WH-OSC, a w przypadku PIT – WH-OSP. Oświadczenia wymagają potwierdzenia, że płatnik zweryfikował warunki zastosowania preferencji i dochował należytej staranności. Szczegółowe wymogi oraz terminy zależą od rodzaju podatku i aktualnych przepisów, dlatego przed złożeniem dokumentu trzeba sprawdzić jego obowiązujący wzór.

Jak obniżyć podatek u źródła?

Podstawą zastosowania niższej stawki albo zwolnienia jest często umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta między Polską a państwem rezydencji kontrahenta. Umowa może przesądzać, że dany dochód podlega opodatkowaniu wyłącznie w państwie rezydencji albo że w Polsce stosuje się ograniczoną stawkę.

Polski płatnik powinien posiadać certyfikat rezydencji, czyli dokument wydany przez zagraniczny organ podatkowy, potwierdzający miejsce rezydencji podatkowej odbiorcy. Bez niego zastosowanie preferencji może być niemożliwe albo obarczone istotnym ryzykiem.

Sam dokument nie zawsze wystarcza. Płatnik powinien także dochować należytej staranności, czyli sprawdzić między innymi dane kontrahenta, charakter płatności, podstawę prawną zwolnienia oraz to, czy odbiorca rzeczywiście prowadzi działalność i jest uprawniony do korzystania z preferencji. Przy większych kwotach lub powiązaniach kapitałowych zakres takiej weryfikacji może być szerszy.

W skrócie: zagraniczny kontrahent jest podatnikiem, ale to polski podmiot wypłacający należność odpowiada za prawidłowy pobór WHT. Najpierw trzeba ustalić, czy płatność mieści się w ustawowym katalogu, następnie sprawdzić certyfikat rezydencji i warunki umowy międzynarodowej, a przy większych wypłatach uwzględnić limit 2 mln zł oraz mechanizm Pay & Refund.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku złożonych płatności transgranicznych, powiązań kapitałowych lub wątpliwości dotyczących umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania skonsultuj rozliczenie z doradcą podatkowym.