Jak wypełnić deklarację VAT-UE? Instrukcja krok po kroku

VAT-UEK składa się wtedy, gdy po wysłaniu informacji VAT-UE wykryjesz w niej błąd. Korektę trzeba przekazać niezwłocznie elektronicznie, wskazując błędne dane w polu „Było”, a prawidłowe w polu „Jest”.

Czym jest VAT-UEK i kiedy trzeba ją złożyć?

VAT-UEK to korekta informacji podsumowującej VAT-UE. Obowiązek jej złożenia wynika z art. 101 ustawy o VAT. Dotyczy sytuacji, w której wcześniej przekazana informacja zawiera nieprawidłowe dane, na przykład błędny numer VAT kontrahenta, kod państwa albo kwotę transakcji.

Korektę składa się niezwłocznie po stwierdzeniu błędu. Nie należy wysyłać nowej informacji jako kolejnego dokumentu za ten sam okres. VAT-UEK zastępuje błędne dane w konkretnych pozycjach wcześniejszej informacji.

Co przygotować przed wypełnieniem VAT-UEK?

Przed zalogowaniem do e-Urzędu Skarbowego przygotuj dane potrzebne do odtworzenia pierwotnego wpisu i jego poprawienia:

• Kopię pierwotnej informacji VAT-UE – sprawdzisz w niej dane przekazane wcześniej do urzędu.
• Prawidłowy numer VAT kontrahenta z właściwym prefiksem państwa, na przykład DE dla Niemiec.
• Nazwę lub dane identyfikacyjne kontrahenta, jeśli formularz wymaga ich uzupełnienia.
• Datę lub okres rozliczeniowy transakcji, którego dotyczy korekta.
• Poprawną wartość transakcji oraz informację, czy błąd dotyczy WDT, WNT, świadczenia usług albo procedury call-off stock.

Jak złożyć VAT-UEK krok po kroku?

Korektę można przygotować w usłudze dotyczącej informacji podsumowującej VAT-UE dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym.

Uwaga: VAT-UEK składa się wyłącznie elektronicznie. Papierowa forma korekty nie zastępuje wysyłki przez system elektroniczny.

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego za pomocą dostępnej metody uwierzytelnienia.
2. Przejdź do części dotyczącej deklaracji lub e-deklaracji i wybierz usługę związaną z informacją podsumowującą VAT-UE.
3. Wybierz formularz korekty informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach, czyli VAT-UEK.
4. Wskaż właściwy okres rozliczeniowy oraz urząd skarbowy, do którego kierowana jest korekta.
5. Uzupełnij dane podatnika. Sprawdź NIP, nazwę lub imię i nazwisko oraz pozostałe dane identyfikacyjne.
6. W odpowiedniej części formularza dodaj wyłącznie pozycje, których dotyczy błąd.
7. W pierwszym wierszu wpisz dane przekazane wcześniej, czyli stan „Było”.
8. W kolejnym wierszu podaj dane prawidłowe, czyli stan „Jest”.
9. Sprawdź formularz pod kątem numeru VAT, kodu państwa, kwoty i rodzaju transakcji.
10. Podpisz korektę wybraną metodą autoryzacji i wyślij ją elektronicznie.
11. Zachowaj urzędowe poświadczenie odbioru, które potwierdza prawidłowe przekazanie dokumentu.

Układ nazw usług i przycisków w e-Urzędzie Skarbowym może się zmieniać. Szukaj pozycji opisanej jako informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach oraz jej korekta, a nie formularza dotyczącego pierwotnego zgłoszenia.

Jak działa mechanizm „Było” i „Jest”?

Najważniejsza zasada VAT-UEK polega na pokazaniu różnicy między wpisem wysłanym wcześniej a danymi prawidłowymi. W polu „Było” przepisujesz błędną pozycję z pierwotnej informacji. W polu „Jest” wpisujesz dane zgodne ze stanem faktycznym.

Przykładowo, jeżeli kwota transakcji była prawidłowa, ale pomylono jedną cyfrę w numerze VAT kontrahenta, kwotę pozostawiasz bez zmiany, a poprawiasz tylko numer. Nie uzupełniaj całej informacji ponownie, jeżeli korekta dotyczy jednej pozycji.

Jeżeli błędna była kwota, w wierszu „Było” podajesz wcześniejszą wartość, a w wierszu „Jest” właściwą. Analogicznie postępujesz przy pomyłce w kodzie kraju, numerze identyfikacyjnym albo innych danych wykazywanych w konkretnej części informacji.

Jak podpisać i wysłać VAT-UEK?

Sposób autoryzacji zależy od tego, kto składa korektę. Dostępne metody mogą być prezentowane przy formularzu w e-Urzędzie Skarbowym.

• Osoba fizyczna może użyć podpisu kwalifikowanego albo danych autoryzujących, w tym kwoty przychodu z właściwego zeznania rocznego. Przy tej metodzie trzeba podać kwotę zgodną z zeznaniem za rok wymagany przez system, a nie dowolny aktualny przychód.
• Spółka i inny podmiot niebędący osobą fizyczną co do zasady autoryzuje wysyłkę podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do reprezentacji albo pełnomocnika.
• Pełnomocnik może wysłać dokument, jeżeli ma umocowanie obejmujące składanie deklaracji i informacji podatkowych w imieniu podatnika.
• Po wysyłce należy pobrać i przechować urzędowe poświadczenie odbioru.

Przed wysłaniem sprawdź, czy korekta dotyczy właściwego miesiąca oraz czy wiersz „Było” dokładnie odtwarza wcześniejszy błąd. Przy korekcie obejmującej wiele transakcji lub kilka okresów rozliczeniowych warto porównać dane z ewidencją i skonsultować sposób ujęcia z księgowym albo doradcą podatkowym.

Najważniejsze jest zachowanie kolejności: błędny wpis w „Było”, prawidłowy wpis w „Jest”, a następnie elektroniczna wysyłka VAT-UEK z właściwą autoryzacją.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku korekty obejmującej wiele transakcji lub nietypowe rozliczenia skonsultuj sposób postępowania z księgowym albo doradcą podatkowym.