Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązywać etapami. Duże firmy zostaną nim objęte od 1 lutego 2026 r., pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze podmioty od 1 stycznia 2027 r. Terminy dotyczą przede wszystkim wystawiania faktur ustrukturyzowanych w transakcjach między przedsiębiorcami, czyli B2B.
Najważniejsze daty:
- 1 lutego 2026 r. – firmy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, w tym podatnicy zwolnieni z VAT
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie
Harmonogram obowiązkowego KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur zarządzany przez Ministerstwo Finansów, służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taki dokument ma określoną strukturę logiczną i jest przekazywany do systemu w formacie XML. Po przyjęciu otrzymuje identyfikator KSeF.
| Grupa podatników | Data wejścia obowiązku |
|---|---|
| Duże firmy ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Pozostali przedsiębiorcy, w tym podatnicy zwolnieni z VAT | 1 kwietnia 2026 r. |
| Najmniejsze podmioty ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. |
Próg 10 tys. zł oznacza odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Do końca 2026 r. najmniejszy przedsiębiorca może wystawiać faktury poza systemem, na przykład w formie papierowej lub jako zwykły dokument elektroniczny. Jeżeli jednak kontrahent prześle mu fakturę ustrukturyzowaną przez KSeF, musi ją odebrać w systemie.
Czy KSeF dotyczy transakcji B2B i B2C?
Obowiązkowy KSeF obejmuje przede wszystkim faktury wystawiane w relacjach B2B, czyli między przedsiębiorcami. Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek oraz innych podmiotów wystawiających faktury zgodnie z polskimi przepisami o VAT.
Faktury B2C, wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, pozostają poza obowiązkowym KSeF. Sprzedaż konsumencka może więc nadal być dokumentowana poza systemem, zgodnie z zasadami dotyczącymi danego rodzaju transakcji.
Przy kwalifikowaniu faktury znaczenie ma cel zakupu i status nabywcy. Podanie NIP zwykle wskazuje na transakcję firmową, natomiast zakup bez podania NIP może mieć charakter konsumencki. Sam fakt prowadzenia działalności przez nabywcę nie przesądza jeszcze o B2B, jeżeli kupuje on towar lub usługę prywatnie.
W praktyce KSeF obejmuje między innymi:
- faktury sprzedażowe wystawiane innym przedsiębiorcom
- faktury zakupowe odbierane od kontrahentów korzystających z KSeF
- faktury ustrukturyzowane wystawiane w wymaganym formacie XML
- dokumenty otrzymujące po przesłaniu do systemu identyfikator KSeF
Kto może być wyłączony z obowiązku?
Nie każda faktura trafia do KSeF. Ustawowe wyłączenia obejmują między innymi określone podmioty zagraniczne, transakcje konsumenckie oraz szczególne rodzaje dokumentów. Najważniejsze przypadki to:
- podmiot zagraniczny, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności
- zagraniczny podatnik mający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, jeżeli nie jest ono związane z daną dostawą lub usługą
- faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej
- faktury związane z wybranymi procedurami szczególnymi, w tym OSS i IOSS
- dokumenty pełniące funkcję faktury, takie jak niektóre bilety autostradowe
- inne dostawy i usługi wskazane w przepisach jako wyłączone z obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Podmiot zagraniczny może w określonych sytuacjach dobrowolnie korzystać z KSeF, ale sam fakt sprzedaży polskiemu przedsiębiorcy nie oznacza automatycznie obowiązku wystawiania faktur w tym systemie. Z kolei polski przedsiębiorca może być zobowiązany do wystawienia faktury dla zagranicznego kontrahenta w KSeF, a następnie przekazania jej poza systemem, na przykład pocztą elektroniczną.
Co firma powinna sprawdzić przed terminem?
Najważniejsze jest ustalenie, do której grupy podatników należy firma, oraz sprawdzenie wartości sprzedaży brutto w 2024 r. Warto też zweryfikować, czy używane oprogramowanie obsługuje faktury ustrukturyzowane i przekazywanie ich do KSeF.
Przed rozpoczęciem obowiązkowego fakturowania dobrze przygotować także:
- dostęp do KSeF i sposób uwierzytelniania, na przykład Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF
- uprawnienia dla pracowników, księgowości albo biura rachunkowego
- procedurę odbierania faktur zakupowych i przekazywania ich do obiegu księgowego
- plan działania na wypadek awarii, w tym korzystanie z trybu offline24
W przypadku spółki, która nie korzysta z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, pierwszą osobę uprawnioną do obsługi systemu można wskazać za pomocą formularza ZAW-FA. W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel zazwyczaj uzyskuje dostęp po uwierzytelnieniu własnymi danymi.
Wczesne przygotowanie pozwala sprawdzić obieg dokumentów przed wejściem właściwego terminu i ograniczyć ryzyko problemów z wystawianiem oraz odbieraniem faktur. Sankcje za naruszenia zasad KSeF mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
Artykuł nie stanowi porady finansowej ani prawnej. Przepisy dotyczące KSeF są czasowo wrażliwe, dlatego przed podjęciem decyzji warto sprawdzić aktualne informacje w komunikatach Ministerstwa Finansów i obowiązujących przepisach.
