Jak wystawić fakturę korygującą VAT?
Faktura korygująca VAT służy do poprawienia błędów lub zmiany warunków transakcji na już wystawionym dokumencie. Wystawia ją sprzedawca, wybierając w programie fakturę pierwotną i funkcję „Wystaw korektę”. Nie usuwa się ani nie edytuje oryginalnej faktury.
Jak wystawić fakturę korygującą w programie?
Uniwersalna ścieżka wygląda podobnie w większości programów do fakturowania. Nazwy zakładek mogą się różnić, ale korektę zawsze należy powiązać z konkretną fakturą pierwotną.
- Otwórz listę sprzedaży – przejdź do zakładki z wystawionymi fakturami i odszukaj dokument wymagający poprawy.
- Wybierz fakturę pierwotną – zaznacz dokument, do którego ma zostać wystawiona korekta.
- Uruchom funkcję korekty – kliknij „Wystaw korektę”, „Koryguj pozycje” albo podobne polecenie dostępne w menu dokumentu.
- Sprawdź dane dokumentu – program powinien automatycznie przenieść numer i datę faktury pierwotnej, dane kontrahenta oraz jej pozycje.
- Wprowadź przyczynę korekty – opisz na przykład zwrot towaru, błąd ceny, zmianę ilości albo udzielenie rabatu.
- Uzupełnij wartości po korekcie – w polach „Po korekcie” wpisz dane, które powinny znaleźć się na prawidłowej fakturze.
- Zapisz i zatwierdź dokument – system wyliczy różnicę, nada korekcie numer i zapisze ją przy fakturze pierwotnej.
Nie usuwaj faktury pierwotnej i nie wystawiaj nowego dokumentu zamiast korekty. Faktura korygująca jest odrębnym dokumentem, który musi wskazywać fakturę podlegającą poprawie. Jeżeli dokument został już wysłany do KSeF, jego edycja lub usunięcie nie zastępuje wystawienia korekty.
Co wpisać w korekcie – różnicę czy wartość po zmianie?
W większości nowoczesnych programów wpisuje się wartość docelową, czyli stan po korekcie, a nie różnicę między fakturą pierwotną i poprawioną. Program sam porównuje oba dokumenty i pokazuje wynik korekty, na przykład kwotę „–200 zł”.
| Sytuacja | Co wpisać w systemie? | Co wyliczy program? |
|---|---|---|
| Obniżenie ceny z 1000 zł netto do 800 zł netto | 800 zł netto w polu „Po korekcie” | Różnicę –200 zł netto |
| Zwrot 3 sztuk z 10 sprzedanych | 7 w polu „Ilość” | Zmniejszenie o 3 sztuki |
| Całkowity zwrot towaru | 0 w polu „Ilość” | Korektę całej pierwotnej wartości na minus |
Przykładowo, gdy na fakturze znajduje się 10 sztuk produktu po 100 zł netto, a klient zwraca 3 sztuki, w polu „Ilość po korekcie” wpisz 7, nie „–3”. Przy całkowitym zwrocie wpisz „0”. Analogicznie, przy zmianie ceny z 1000 zł na 800 zł wpisz 800 zł. Różnica zostanie obliczona automatycznie i trafi na dokument oraz do właściwych ewidencji, w tym JPK_V7.
Wartości ujemne wpisuje się tylko w sytuacjach, w których wynikają z charakteru korygowanej pozycji, na przykład gdy pozycja na fakturze pierwotnej była już ujemna albo gdy dodajesz nowy wiersz z rabatem potransakcyjnym. Nie wpisuj znaku minus tylko dlatego, że korekta zmniejsza kwotę sprzedaży.
Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?
Przed zapisaniem dokumentu sprawdź, czy program przeniósł właściwą fakturę oraz czy opis korekty wyjaśnia przyczynę zmiany. Na dokumencie powinny znaleźć się:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer i data wystawienia faktury korygującej,
- numer i data faktury pierwotnej,
- przyczyna wystawienia korekty,
- poprawione ilości, ceny, stawki VAT lub wartości transakcji,
- kwoty wynikające z korekty, w tym zmiana podstawy opodatkowania i podatku należnego.
Jeżeli korekta wpływa na stan magazynowy, sprawdź w programie opcję wywołania skutku magazynowego. Przy zwrocie towaru może być konieczne wskazanie zwracanej ilości oraz partii produktu, szczególnie gdy towary mają terminy ważności.
Jak KSeF wpływa na wystawianie korekt?
Korekta do faktury pierwotnej zarejestrowanej w KSeF powinna zostać wysłana do tego systemu i zawierać numer KSeF faktury korygowanej. Program zwykle pobiera ten numer automatycznie po wybraniu dokumentu pierwotnego.
Przy korekcie in minus wysłanej do KSeF nie trzeba czekać na potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. Korektę rozlicza się co do zasady w okresie, w którym została przekazana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny. Szczegółowy moment ujęcia może zależeć od przyczyny korekty, dlatego daty księgowania należy ustawić zgodnie ze stanem faktycznym i zasadami stosowanymi w firmie.
Ważne: jeżeli faktura pierwotna nie została jeszcze wysłana do KSeF, najpierw wyślij dokument pierwotny, a dopiero potem korektę. Korekta musi być powiązana z właściwym dokumentem w systemie.
Faktura korygująca czy nota korygująca?
Faktura korygująca służy do zmiany elementów wpływających na wartość transakcji, takich jak cena, ilość, rabat, stawka VAT lub kwota podatku. Nota korygująca dotyczy natomiast wybranych błędów formalnych, na przykład nazwy lub adresu nabywcy, i nie służy do zmiany kwot ani podatku VAT.
Najważniejsza zasada przy obsłudze programu jest prosta: wybierz fakturę pierwotną, uruchom funkcję korekty i wpisz wartości, które powinny obowiązywać po zmianie. Różnicę powinien wyliczyć system.
Artykuł nie stanowi porady finansowej ani podatkowej. W przypadku nietypowej korekty lub wątpliwości dotyczących jej ujęcia skonsultuj dokument z księgowym lub doradcą podatkowym.
