Jak przejść na ryczałt? Instrukcja krok po kroku
Na ryczałt przechodzisz przez aktualizację wpisu w CEIDG albo przez złożenie oświadczenia naczelnikowi urzędu skarbowego. Najważniejszy termin to 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy przychód w danym roku. Zmianę możesz zgłosić online, bez opłat i bez oczekiwania na decyzję urzędu.
Kto może wybrać ryczałt?
Przed złożeniem wniosku sprawdź, czy działalność spełnia warunki ustawowe. W 2026 roku limit przychodów z poprzedniego roku wynosi równowartość 2 mln euro, czyli 8 517 200 zł. W przypadku spółek cywilnych i jawnych uwzględnia się przychody określone w przepisach dla wspólników.
Ryczałt jest niedostępny między innymi w następujących sytuacjach:
- przychody z działalności w poprzednim roku przekroczyły limit 2 mln euro,
- prowadzisz aptekę, kantor albo handlujesz częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
- wytwarzasz wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii,
- korzystasz z karty podatkowej albo z okresowego zwolnienia z podatku dochodowego,
- świadczysz na rzecz byłego pracodawcy usługi lub sprzedajesz towary odpowiadające czynnościom wykonywanym wcześniej w ramach stosunku pracy.
Jeżeli prowadzisz najem prywatny, nie składasz osobnego oświadczenia o wyborze ryczałtu. Dla takich przychodów ryczałt jest obecnie podstawową formą opodatkowania.
Jak przejść na ryczałt w CEIDG?
Przy zakładaniu jednoosobowej działalności wybór ryczałtu zaznaczasz od razu we wniosku o wpis do CEIDG. Jeżeli firma już działa, złóż wniosek o zmianę danych w CEIDG. Możesz zrobić to przez biznes.gov.pl, używając profilu zaufanego, e-dowodu, aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej albo podpisu kwalifikowanego.
Procedura online wygląda następująco:
- Wejdź na biznes.gov.pl i wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”.
- Zaloguj się wybraną metodą i wskaż profil swojej firmy.
- Potwierdź, że składasz wniosek we własnym imieniu.
- Wybierz edycję wpisu i wpisz datę powstania zmiany.
- Przejdź do sekcji „Podatki”, a następnie wybierz „Forma opodatkowania”.
- Zaznacz „Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych” i potwierdź wybór.
- Zweryfikuj dane adresowe, właściwy urząd skarbowy oraz podsumowanie wniosku.
- Podpisz i wyślij formularz elektronicznie.
Wniosek możesz także złożyć papierowo w urzędzie miasta lub gminy albo wysłać pocztą. Alternatywą jest pisemne oświadczenie o wyborze ryczałtu skierowane do właściwego urzędu skarbowego. Usługa jest bezpłatna. Nie musisz czekać na dodatkową decyzję ani potwierdzenie z urzędu, ale zachowaj urzędowe poświadczenie odbioru lub dowód nadania dokumentu.
Do kiedy trzeba zgłosić zmianę?
Termin zależy od tego, czy dopiero rozpoczynasz działalność, czy kontynuujesz ją w danym roku. Decydujący jest miesiąc, w którym uzyskasz pierwszy przychód z działalności w tym roku podatkowym.
| Sytuacja | Termin | Przykład |
|---|---|---|
| Nowa firma lub pierwszy przychód w roku | Do 20. dnia miesiąca po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu | Przychód w styczniu – termin do 20 lutego |
| Pierwszy przychód uzyskany w grudniu | Do końca roku podatkowego | Przychód w grudniu – zgłoszenie do 31 grudnia |
| Firma kontynuująca działalność od początku roku | Termin wynika z pierwszego przychodu w danym roku | Przychód w marcu – termin do 20 kwietnia |
Wybór ryczałtu pozostaje skuteczny także w kolejnych latach. Nie składasz tego samego oświadczenia co roku, chyba że chcesz zrezygnować z tej formy opodatkowania albo przepisy wyłączą możliwość jej stosowania.
O czym pamiętać po zmianie?
Sama aktualizacja CEIDG nie kończy przygotowań. Po zmianie dostosuj sposób ewidencjonowania sprzedaży i przekaż informację księgowości. Przed złożeniem wniosku sprawdź jeszcze:
- czy zakres działalności i kody PKD odpowiadają faktycznie wykonywanym usługom,
- czy nie występuje żadne ustawowe wyłączenie z ryczałtu,
- czy przychody z poprzedniego roku mieszczą się w limicie,
- czy masz dostęp do profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub innej metody autoryzacji,
- czy dla wykonywanych usług ustalono właściwą stawkę na podstawie kodu PKWiU.
Po przejściu na ryczałt prowadź ewidencję przychodów, ponieważ podatek oblicza się od przychodu, a nie od dochodu pomniejszonego o koszty. Zaktualizuj także ustawienia programu księgowego i uwzględnij zmianę zasad naliczania składki zdrowotnej, której wysokość na ryczałcie zależy od poziomu rocznego przychodu. Roczne rozliczenie składa się na formularzu PIT-28.
Najczęstsze błędy to złożenie oświadczenia po terminie, wskazanie niewłaściwej daty rozpoczęcia ryczałtu oraz pominięcie wyłączeń dotyczących rodzaju działalności lub współpracy z byłym pracodawcą. Jeżeli masz wątpliwości co do klasyfikacji usługi w PKWiU, przed zmianą skonsultuj ją z księgowym lub doradcą podatkowym.
Artykuł nie stanowi porady inwestycyjnej lub finansowej.
