Ujemne różnice kursowe – jak wygląda ich księgowanie?

Ujemne różnice kursowe są kosztem wynikającym z niekorzystnej zmiany kursu waluty między ujęciem transakcji a jej rozliczeniem. W KPiR wpisuje się je do kolumny 13 „Pozostałe wydatki”, a w pełnej księgowości zasadniczo ujmuje na koncie 751 „Koszty finansowe”. Podstawą zapisu jest dowód wewnętrzny (DW) albo polecenie księgowania (PK).

Czym są ujemne różnice kursowe?

Różnica kursowa powstaje wtedy, gdy transakcja została wyrażona w walucie obcej, a jej wartość w złotych zmieniła się między dniem ujęcia faktury a dniem zapłaty lub otrzymania należności. Ujemna różnica oznacza dla jednostki mniej korzystne rozliczenie i co do zasady obciąża koszty finansowe.

Przy zobowiązaniu wobec dostawcy ujemna różnica wystąpi zwykle wtedy, gdy zapłata w przeliczeniu na złote okaże się wyższa niż wartość zobowiązania ustalona przy księgowaniu faktury. Przy należności od odbiorcy powstaje wtedy, gdy otrzymana kwota w złotych jest niższa od wartości należności ujętej wcześniej.

Do powstania zrealizowanej różnicy potrzebne są dwa elementy:

• faktura lub inne rozrachunki wyrażone w walucie obcej,
• zapłata albo wpływ środków również związane z walutą obcą.

Sposób ustalenia kursu przy zapłacie zależy między innymi od tego, czy firma korzysta z rachunku walutowego, czy bank przelicza płatność bezpośrednio na rachunku złotowym. Różnicę wylicza się dopiero w momencie rozliczenia faktury, a nie w dniu jej wystawienia.

Gdzie ująć ujemne różnice kursowe?

Miejsce zapisu zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji. W obu przypadkach należy sporządzić dokument, który pokazuje transakcję, zastosowane kursy, kwotę różnicy oraz jej kierunek.

W KPiR ujemna różnica zwiększa koszty podatkowe w kolumnie 13. W pełnych księgach stosuje się konto 751, często z analityką pozwalającą oddzielić różnice zrealizowane od różnic wynikających z wyceny bilansowej.

Jak ustalić i zaksięgować różnicę krok po kroku?

Przed zapisaniem różnicy trzeba porównać wartość rozrachunku ujętą przy powstaniu transakcji z wartością wynikającą z kursu zastosowanego przy płatności. Kolejność czynności może wyglądać następująco:

1. Ustal wartość faktury w złotych według kursu właściwego dla dnia jej ujęcia.
2. Ustal wartość zapłaty lub wpływu według kursu właściwego dla dnia rozliczenia.
3. Porównaj obie wartości i określ, czy powstała różnica ujemna.
4. Sporządź DW lub PK z opisem transakcji, kursów i wyliczenia.
5. Wprowadź zapis do KPiR albo ksiąg handlowych i zachowaj dokument z rozrachunkiem.

Jeżeli na fakturze kosztowej zobowiązanie wynosiło 10 000 zł, a przy zapłacie przeliczenie wyniosło 10 180 zł, ujemna różnica kursowa wynosi 180 zł. W KPiR kwotę tę wpisuje się w kolumnie 13 na podstawie DW.

Schematy księgowe ujemnych różnic kursowych

Ujemna różnica od zobowiązania wobec dostawcy

Przy zapłacie zobowiązania kwota rozliczenia w złotych jest wyższa niż wartość faktury ujęta w księgach. Zapis ujemnej różnicy wygląda następująco:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”
Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami”

W praktyce konto rozrachunkowe może mieć inny numer w zależności od zakładowego planu kont. Istotna jest funkcja zapisu – zwiększenie kosztów finansowych i zamknięcie salda rozrachunku.

Ujemna różnica od należności od odbiorcy

W tym wariancie zapłata otrzymana od kontrahenta ma niższą wartość w złotych niż należność ujęta przy wystawieniu faktury. Stosuje się zapis:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”
Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”

Po zaksięgowaniu różnicy saldo należności zostaje rozliczone z kwotą faktycznie otrzymaną na rachunek bankowy lub do kasy. Dodatnie różnice księguje się odwrotnie, na konto 750 „Przychody finansowe”, lecz nie zmienia to zasad rozliczania różnic ujemnych.

Wycena bilansowa a różnice zrealizowane

Różnice zrealizowane powstają przy faktycznej zapłacie lub wpływie należności. Inny charakter mają różnice wynikające z wyceny bilansowej. Na dzień bilansowy aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych, między innymi nieuregulowane należności, zobowiązania i środki na rachunkach walutowych, wycenia się według średniego kursu ogłoszonego przez NBP.

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 4 ustawy o rachunkowości wynik wyceny co do zasady ujmuje się w przychodach albo kosztach finansowych. Ujemną różnicę bilansową można zaksięgować przykładowo w sposób następujący:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”
Ma konto rozrachunkowe, rachunek walutowy albo kasę walutową

Jednostka powinna opisać w polityce rachunkowości sposób rozliczania takich różnic. Stosuje się między innymi storno wyceny na początku kolejnego roku, storno w dniu zapłaty albo pozostawienie skutków wyceny do momentu realizacji rozrachunku. Wybraną metodę należy stosować ciągle, a jej dobór powinien uwzględniać także sposób rozliczeń podatkowych.

W rachunku zysków i strat różnice kursowe prezentuje się per saldo. Oznacza to, że dodatnie i ujemne różnice kompensuje się, a wykazuje się ich nadwyżkę. Jeżeli ujemne różnice przewyższają dodatnie, wynik trafia do pozycji innych kosztów finansowych. Nie należy więc prezentować każdej różnicy jako oddzielnej pozycji rachunku zysków i strat.

Uwaga: różnice związane z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego, środka trwałego w budowie albo wartości niematerialnej i prawnej mogą wpływać na ich wartość początkową, zamiast być od razu ujmowane w wyniku finansowym. Przed zapisem trzeba także sprawdzić, czy zastosowana metoda wyceny jest zgodna z polityką rachunkowości i czy dokument DW zawiera pełne wyliczenie.

Najważniejsza zasada jest prosta: różnicę ustala się przy rozliczeniu transakcji, dokumentuje DW lub PK, ujmuje w KPiR w kolumnie 13 albo w księgach handlowych na koncie 751, a skutki wyceny bilansowej rozlicza zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej konsultacji z księgowym lub doradcą podatkowym. Sposób ujęcia różnic kursowych może zależeć od rodzaju transakcji, przyjętej polityki rachunkowości oraz metody podatkowej.