Rachunek zysków i strat – co to jest i jak go czytać?

Rachunek zysków i strat (RZiS), nazywany także rachunkiem wyników, to część sprawozdania finansowego pokazująca przychody, koszty oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa w określonym okresie. Odpowiada na podstawowe pytanie: czy firma osiągnęła zysk, czy poniosła stratę?

Czym jest rachunek zysków i strat?

RZiS zestawia przychody uzyskane przez jednostkę z kosztami poniesionymi w tym samym okresie. Dzięki temu można ocenić rentowność działalności, czyli sprawdzić, czy prowadzony biznes generuje nadwyżkę finansową. Dokument sporządza się najczęściej za rok obrotowy, choć dane mogą obejmować także krótsze okresy sprawozdawcze.

Rachunek nie pokazuje wyłącznie sprzedaży. Uwzględnia także koszty działalności operacyjnej, pozostałe przychody i koszty operacyjne, przychody i koszty finansowe oraz obciążenia podatkowe. Na końcu powstaje wynik finansowy netto, czyli zysk albo strata po uwzględnieniu podatku dochodowego i innych obowiązkowych zmniejszeń wyniku.

Najprościej można przedstawić jego logikę jako działanie: przychody – koszty = wynik finansowy. RZiS jest więc rodzajem „zdjęcia” efektywności firmy w konkretnym czasie. Nie opisuje całego majątku ani zobowiązań przedsiębiorstwa, ponieważ te informacje znajdują się przede wszystkim w bilansie.

Jak powstaje wynik finansowy?

Pierwszy etap analizy obejmuje działalność podstawową, na przykład sprzedaż produktów, towarów lub usług. Od przychodów ze sprzedaży odejmuje się koszty związane z ich uzyskaniem. W ten sposób powstaje wynik ze sprzedaży, który może być dodatni albo ujemny.

Następnie uwzględnia się pozostałe przychody i koszty operacyjne. Mogą one dotyczyć między innymi sprzedaży składników majątku, odszkodowań, dotacji, odpisów aktualizujących czy darowizn. Kolejny poziom obejmuje działalność finansową, w tym odsetki, dywidendy, różnice kursowe oraz zyski i straty związane z aktywami finansowymi.

Po zestawieniu wszystkich tych pozycji otrzymuje się wynik brutto. Po odjęciu podatku dochodowego i pozostałych obowiązkowych obciążeń powstaje wynik netto. Zasada współmierności oznacza przy tym, że przychody i związane z nimi koszty powinny zostać przypisane do tego samego okresu, niezależnie od momentu zapłaty.

Od 2015 roku zyski i straty nadzwyczajne nie są prezentowane jako osobna kategoria RZiS. Zgodnie ze zmianami w Ustawie o rachunkowości ujmuje się je w pozostałych przychodach lub kosztach operacyjnych, zależnie od charakteru zdarzenia.

Wariant kalkulacyjny a porównawczy – czym się różnią?

Ustawa o rachunkowości dopuszcza sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym albo wariancie porównawczym. Różnica dotyczy sposobu grupowania kosztów, a nie wartości wyniku końcowego.

Wariant kalkulacyjny

Wariant kalkulacyjny, nazywany także funkcjonalnym, przypisuje koszty do funkcji, jakie pełnią w przedsiębiorstwie. W rachunku mogą pojawić się między innymi koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży oraz koszty ogólnego zarządu.

Taki układ ułatwia odpowiedź na pytania, ile kosztuje wytworzenie produktu, jaka część kosztów wiąże się ze sprzedażą oraz ile pochłania administracja. Z tego powodu wariant kalkulacyjny bywa przydatny w przedsiębiorstwach produkcyjnych i większych organizacjach, w których zarząd analizuje rentowność procesów lub poszczególnych grup produktów.

Wariant porównawczy

Wariant porównawczy, określany też jako rodzajowy, grupuje koszty według ich natury. Widać w nim między innymi zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze oraz amortyzację.

Ten sposób prezentacji pozwala szybko sprawdzić, jakie rodzaje kosztów najbardziej obciążają firmę. Może być czytelny w działalności usługowej, gdzie nie ma rozbudowanego procesu produkcyjnego, a istotne są na przykład wydatki na pracowników, podwykonawców lub energię.

Wybór wariantu nie zmienia wyniku finansowego netto. Te same przychody i koszty są tylko inaczej uporządkowane. Wariant kalkulacyjny pokazuje, na jakie funkcje przeznaczono koszty, a porównawczy – jakie były ich rodzaje. Dlatego decyzja zależy od potrzeb informacyjnych firmy, jej wielkości, rodzaju działalności i sposobu zarządzania.

Kto musi sporządzać rachunek zysków i strat?

RZiS jest elementem sprawozdania finansowego. Obowiązek jego sporządzenia dotyczy więc jednostek, które prowadzą księgi rachunkowe i sporządzają pełne sprawozdanie finansowe. Do tej grupy należą między innymi:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i proste spółki akcyjne
• spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne
• osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów
• przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, fundacje i inne jednostki posiadające osobowość prawną
• jednostki sektora publicznego, w tym gminy, powiaty i województwa
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych

W przypadku części podmiotów obowiązek pełnej księgowości powstaje po przekroczeniu limitu przychodów określonego w przepisach. W materiałach dotyczących tego limitu często wskazuje się równowartość 2 mln euro, jednak jego zastosowanie zależy od rodzaju jednostki i aktualnego brzmienia Ustawy o rachunkowości. Firma może też dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wtedy również sporządza sprawozdanie finansowe, w tym RZiS.

Rachunek zysków i strat mówi przede wszystkim, czy działalność firmy była rentowna w danym okresie. Wariant kalkulacyjny pokazuje koszty według funkcji, a porównawczy według rodzajów. Oba prowadzą do tego samego wyniku netto, dlatego wybór między nimi dotyczy sposobu analizy i prezentacji danych, nie wysokości osiągniętego zysku lub straty.