Podwyższone koszty uzyskania przychodu – co to oznacza?
Podwyższone koszty uzyskania przychodu to zryczałtowane odliczenie dla pracownika, który mieszka w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy. Wynoszą 300 zł miesięcznie zamiast standardowych 250 zł, więc obniżają podstawę opodatkowania i mogą nieco zwiększyć wynagrodzenie netto. Nie są jednak wypłatą gotówkową od pracodawcy ani zwrotem kosztów dojazdu.
Czym są podwyższone koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu (KUP) to kwoty, które pomniejszają przychód pracownika przed obliczeniem zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku etatu mają najczęściej formę ustawowego ryczałtu. Oznacza to, że nie trzeba przedstawiać rachunków za paliwo ani biletów, aby pracodawca zastosował miesięczną kwotę KUP.
Standardowe koszty wynoszą 250 zł miesięcznie, a podwyższone 300 zł. Różnica 50 zł zmniejsza podstawę opodatkowania, a nie wynagrodzenie brutto. Przy opodatkowaniu według stawki 12% przekłada się zwykle na około 6 zł niższej miesięcznej zaliczki na PIT. To zatem ulga podatkowa, a nie dodatkowe świadczenie wypłacane przez pracodawcę.
Kto może stosować podwyższone KUP?
Prawo do podwyższonych kosztów wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warunki muszą być spełnione łącznie:
- miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- pracownik nie otrzymuje nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy.
Ostatni warunek wymaga doprecyzowania. Zwrot kosztów dojazdu co do zasady wyłącza podwyższone KUP, ale wyjątkiem jest sytuacja, w której zwrócona kwota została doliczona do przychodu pracownika i opodatkowana.
Przepisy nie uzależniają podwyższonych kosztów od długości trasy, liczby dni pracy w miesiącu, wymiaru etatu ani od tego, czy pracownik faktycznie dojeżdża samochodem, pociągiem lub autobusem. Liczy się przede wszystkim miejscowość zamieszkania, miejscowość zakładu pracy i spełnienie pozostałych warunków.
Podstawowe i podwyższone KUP – kwoty i limity
Poniższe zestawienie pokazuje miesięczne kwoty oraz roczne limity pracowniczych kosztów uzyskania przychodu:
| Rodzaj kosztów | Miesięcznie | Roczny limit przy jednym stosunku pracy | Roczny limit przy wielu stosunkach pracy |
|---|---|---|---|
| Podstawowe KUP | 250 zł | 3000 zł | 4500 zł |
| Podwyższone KUP | 300 zł | 3600 zł | 5400 zł |
Przy kilku równoczesnych stosunkach pracy koszty mogą być stosowane odrębnie przy poszczególnych wypłatach, ale ich łączna wysokość w zeznaniu rocznym nie może przekroczyć właściwego limitu. Kwoty te dotyczą także stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.
Jak zgłosić prawo do podwyższonych kosztów?
Pracodawca nie musi samodzielnie ustalać, że pracownik mieszka poza miejscowością zakładu pracy. To pracownik przekazuje informację o spełnieniu warunków. Oświadczenie składa się w formularzu PIT-2, w części F, albo w formie przyjętej przez pracodawcę.
- Sprawdź, czy mieszkasz w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, oraz czy nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę ani nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu.
- Wypełnij w PIT-2 oświadczenie o spełnieniu warunków do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
- Przekaż dokument pracodawcy lub działowi kadr, najlepiej przed pierwszą wypłatą, od której ma być zastosowane podwyższone KUP.
- Poinformuj pracodawcę o zmianie okoliczności, na przykład przeprowadzce do miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.
Oświadczenie co do zasady zachowuje ważność do czasu jego odwołania albo zmiany sytuacji. Nie trzeba składać go co roku. Jeśli pracownik nie przekaże oświadczenia, pracodawca zwykle stosuje podstawowe KUP w wysokości 250 zł miesięcznie. Gdy warunki były spełnione, ale podwyższone koszty nie zostały uwzględnione w trakcie roku, można wykazać je w zeznaniu rocznym.
Praca zdalna, bilety i koszty faktyczne
Sama praca zdalna nie odbiera prawa do podwyższonych KUP. Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i spełnia pozostałe warunki ustawowe, może złożyć oświadczenie także przy pracy całkowicie lub częściowo zdalnej.
W zeznaniu rocznym można również rozliczyć faktyczne wydatki na dojazdy, jeżeli przewyższają ryczałtowy limit. Dotyczy to jednak określonych środków transportu i wymaga dokumentów:
- dojazd musi odbywać się autobusem, pociągiem, promem albo komunikacją miejską,
- wydatki muszą być potwierdzone imiennymi biletami okresowymi,
- faktyczne koszty muszą być wyższe od rocznego limitu ryczałtowych KUP,
- w rozliczeniu wybiera się ryczałt albo wydatki faktyczne, bez łączenia obu kwot.
Nie można zastąpić ryczałtu rachunkami za paliwo do prywatnego samochodu ani kosztami taksówek. Imienne bilety okresowe należy zachować na wypadek konieczności potwierdzenia wydatków.
Podwyższone KUP dojazdowe nie są tym samym co 50% koszty autorskie. Te drugie dotyczą określonych przychodów z działalności twórczej i przeniesienia praw autorskich, dlatego podlegają innym warunkom.
Najważniejsze dla pracownika jest sprawdzenie miejscowości zamieszkania i zakładu pracy oraz złożenie PIT-2. Kwota 300 zł miesięcznie obniża podstawę opodatkowania, a nie oznacza wypłaty 300 zł dodatku. Jeśli pracodawca nie zastosował podwyższonych KUP, możliwe jest ich uwzględnienie w rozliczeniu rocznym, o ile warunki były spełnione.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku kilku źródeł przychodu, zmiany miejsca zamieszkania lub nietypowych świadczeń od pracodawcy warto skonsultować rozliczenie z doradcą podatkowym.
