Koszty ogólnego zarządu – co to jest i co obejmują?

Koszty ogólnego zarządu to wydatki związane z kierowaniem przedsiębiorstwem i jego obsługą administracyjną jako całością. Są kosztami pośrednimi, ponieważ nie można ich bezpośrednio przypisać do konkretnego produktu lub usługi. Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości nie wchodzą do kosztu wytworzenia produktu, jeśli nie dotyczą doprowadzenia go do określonej postaci i miejsca.

Czym są koszty ogólnego zarządu?

Ta kategoria obejmuje wydatki ponoszone na funkcjonowanie zaplecza, które kieruje firmą, administruje jej działalnością i zapewnia obsługę wspólną dla wielu działów. Można więc uznać je za administracyjne zaplecze przedsiębiorstwa. Nie odnoszą się do jednego wyrobu, zlecenia ani klienta, lecz do działalności jednostki jako całości.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że koszt wytworzenia produktu nie obejmuje kosztów ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich znajduje się on na dzień wyceny. W rachunku zysków i strat sporządzanym w wariancie kalkulacyjnym koszty te są prezentowane odrębnie od kosztu własnego sprzedaży i kosztów sprzedaży.

Nie należy utożsamiać ich wyłącznie z wynagrodzeniami członków zarządu. Zakres jest szerszy i obejmuje także administrację, utrzymanie biur, usługi wspierające oraz infrastrukturę służącą całej organizacji.

Co wchodzi w skład kosztów ogólnego zarządu?

W praktyce koszty ogólnego zarządu dzieli się często na koszty administracyjno-gospodarcze oraz ogólnogospodarcze. Pierwsza grupa dotyczy zarządzania i obsługi administracyjnej, a druga utrzymania wspólnej infrastruktury oraz funkcji, których nie da się przypisać konkretnemu wydziałowi lub produktowi.

Typowe przykłady wydatków zaliczanych do tej kategorii obejmują:

• Wynagrodzenia zarządu i administracji – wraz z narzutami oraz świadczeniami pracowniczymi.
• Utrzymanie biur i pomieszczeń ogólnozakładowych – czynsz, media, sprzątanie, konserwacja i materiały biurowe.
• Usługi profesjonalne – obsługa prawna, księgowa, audyty, doradztwo i usługi informatyczne wspierające całą firmę.
• Podróże służbowe i szkolenia – dotyczące kadry zarządzającej, administracji oraz pracowników w zakresie ogólnofirmowym.
• Ochrona mienia oraz BHP – koszty ochrony obiektów, bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Podatki i opłaty związane z działalnością firmy – na przykład podatek od nieruchomości wykorzystywanej przez administrację.

Ostateczna klasyfikacja zależy od charakteru wydatku i przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości. Na przykład koszt konkretnego systemu informatycznego może dotyczyć zarządu, produkcji, sprzedaży albo całej organizacji. Decydujące znaczenie ma jego faktyczne zastosowanie, a nie sama nazwa faktury.

Koszty ogólnego zarządu a koszty bezpośrednie

Najważniejsza różnica polega na związku wydatku z produktem. Koszt bezpośredni można przypisać do konkretnego wyrobu, usługi lub projektu bez stosowania dodatkowego klucza podziałowego. Koszt ogólnego zarządu wspiera wiele obszarów jednocześnie i dlatego pozostaje kosztem pośrednim.

Nie należy też mylić kosztów ogólnego zarządu z kosztami sprzedaży. Wynagrodzenie pracowników administracji lub obsługa księgowa dotyczą funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z kolei prowizja handlowa, kampania reklamowa czy transport produktu do klienta są związane ze sprzedażą. Obie grupy mogą być pośrednie, ale pełnią różne funkcje i powinny być analizowane osobno.

Dlaczego koszty zarządu wpływają na rentowność?

Koszty ogólnego zarządu pomniejszają wynik działalności operacyjnej, mimo że nie da się ich przypisać do pojedynczej sztuki produktu. Jeśli firma pominie je w analizie, może uznać nierentowny produkt za opłacalny. Z kolei przypisanie ich w całości do jednego wyrobu może sztucznie zawyżyć jego koszt i prowadzić do błędnych decyzji cenowych.

Wpływ tej kategorii widać także przy analizie progu rentowności. Im wyższe koszty stałe, w tym koszty administracyjne, tym większa sprzedaż jest potrzebna do pokrycia wszystkich wydatków. Dlatego wzrost przychodów nie zawsze poprawia wynik, jeśli równocześnie struktura zarządcza rozrasta się szybciej niż działalność operacyjna.

W większych firmach przydatny jest układ funkcjonalny kosztów, czyli ewidencja na kontach zespołu 5. Pozwala on rozdzielić koszty działalności podstawowej, wydziałowe, zakupu, sprzedaży i ogólnego zarządu. Układ rodzajowy, czyli zespół 4, pokazuje przede wszystkim, jakiego rodzaju wydatek poniesiono, na przykład wynagrodzenie, usługę obcą lub amortyzację. Układ funkcjonalny pokazuje natomiast, czemu ten wydatek służył. Oba ujęcia mogą się uzupełniać, ale nie odpowiadają na to samo pytanie.

Jak kontrolować i optymalizować te koszty?

Kontrola nie powinna polegać na mechanicznym ograniczaniu każdego wydatku. Celem jest rozpoznanie kosztów, ocena ich związku z działalnością i sprawdzenie, czy administracja rośnie proporcjonalnie do skali firmy. Pomocny może być następujący proces:

1. Wyodrębnij koszty zarządu – uporządkuj je według działów, funkcji i miejsc powstawania, zamiast łączyć wszystkie wydatki administracyjne w jedną pozycję.
2. Oblicz udział w przychodach – podstawowy wskaźnik to koszty ogólnego zarządu podzielone przez przychody ze sprzedaży i pomnożone przez 100 procent.
3. Porównuj dane w czasie – analizuj miesiące, kwartały i lata oraz sprawdzaj, czy koszty nie rosną szybciej niż sprzedaż.
4. Sprawdź procesy i umowy – automatyzacja obiegu dokumentów, renegocjacja usług lub outsourcing księgowości i IT mogą ograniczyć wydatki bez osłabiania firmy.
5. Weryfikuj skutki zmian – po wdrożeniu oszczędności oceń, czy nie pogorszyły jakości zarządzania, bezpieczeństwa, zgodności lub obsługi pracowników.

W małej firmie wystarczający może być arkusz z podziałem na centra kosztów. Przy większej skali działalności system finansowo-księgowy lub ERP ułatwia przypisywanie wydatków do funkcji, przygotowanie budżetu i analizę odchyleń. Najważniejsze jest jednak nie samo narzędzie, lecz spójna polityka rachunkowości i konsekwentna klasyfikacja dokumentów.

Prawidłowo wyodrębnione koszty ogólnego zarządu pokazują, ile kosztuje utrzymanie całej organizacji. Dzięki temu przedsiębiorca może rzetelniej ocenić rentowność produktów, ustalać ceny i reagować na wzrost wydatków administracyjnych, bez mieszania ich z kosztami produkcji lub sprzedaży.