Jak wypełnić deklarację VAT UE?

VAT-R służy do rejestracji lub aktualizacji danych, a VAT-UE jest informacją podsumowującą o transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Najpierw zgłoś rejestrację do VAT-UE, zaznaczając właściwe pole w sekcji C.3 formularza VAT-R. Następnie składaj VAT-UE elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła transakcja.

Jak zarejestrować się do VAT-UE przez VAT-R?

Rejestracja dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i niektórych podatników korzystających ze zwolnienia. Obowiązek może powstać przy WDT, WNT, świadczeniu usług dla kontrahenta z UE albo imporcie usług. Zgłoszenie trzeba złożyć przed pierwszą transakcją, której dotyczy rejestracja.

Przygotuj NIP, dane firmy, właściwy urząd skarbowy oraz planowaną datę rozpoczęcia transakcji wewnątrzwspólnotowych. W przypadku jednoosobowej działalności właściwy jest co do zasady urząd ustalony według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, a w przypadku spółki – według siedziby.

W e-Urzędzie Skarbowym przejdź przez następujące etapy:

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego.
2. Otwórz zakładkę „Deklaracje”, wybierz „Złóż e-Deklarację”, a następnie kategorię „VAT” i formularz „VAT-R”.
3. Wybierz złożenie dokumentu za siebie i określ cel zgłoszenia – rejestrację albo aktualizację danych.
4. Uzupełnij lub sprawdź dane identyfikacyjne podatnika oraz właściwy urząd skarbowy.
5. Przejdź do sekcji C.3, która dotyczy transakcji wewnątrzwspólnotowych.
6. Zaznacz pole 68, jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym i planujesz WDT, WNT, świadczenie usług dla firm z UE lub import usług.
7. Zaznacz pole 69, jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym i będziesz dokonywać WNT, dla którego wymagana jest rejestracja.
8. Zaznacz pole 70, jeśli jako podatnik zwolniony będziesz świadczyć usługi dla kontrahentów z UE albo nabywać usługi od zagranicznych firm.
9. W polu 71 wpisz datę rozpoczęcia czynności wskazanych w polu 68, 69 albo 70.
10. Sprawdź podsumowanie, zaakceptuj formularz i wyślij go zgodnie z metodą autoryzacji dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.

Po rejestracji numer NIP jest używany w obrocie unijnym z przedrostkiem PL. Aktywność numeru kontrahenci mogą sprawdzić w systemie VIES. Sama rejestracja do VAT-UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT w Polsce.

Nie wysyłaj pierwszej faktury ani nie realizuj transakcji wymagającej VAT-UE przed uzyskaniem aktywnego numeru w VIES. Samo złożenie VAT-R nie zawsze oznacza, że rejestracja została już zakończona. W przypadku WDT brak spełnienia warunków formalnych może zagrozić zastosowaniu stawki 0% VAT.

Jak wypełnić informację VAT-UE?

Informację VAT-UE składa się wyłącznie elektronicznie. Dokument obejmuje transakcje z danego miesiąca i należy go przekazać do urzędu skarbowego do 25. dnia następnego miesiąca. Co do zasady składa się go za miesiące, w których wystąpiły transakcje podlegające wykazaniu, bez obowiązku przesyłania „zerówki”.

W części identyfikacyjnej formularza sprawdź dane podatnika i numer NIP z prefiksem PL. Następnie wybierz sekcję odpowiadającą rodzajowi transakcji:

W częściach C–E każdy wiersz powinien dotyczyć jednego kontrahenta. Jeżeli w danym miesiącu wystąpiło kilka transakcji z tym samym podmiotem, wykazuje się ich łączną wartość za okres. Kwoty należy podawać zgodnie z zasadami i jednostką wskazaną w aktualnym formularzu elektronicznym.

Przed wpisaniem numeru kontrahenta sprawdź jego status w VIES. W formularzu podaj dwuliterowy kod państwa oraz zagraniczny numer VAT. W przypadku procedury call-off stock dane wpisuje się w sekcji F, również osobno dla każdego kontrahenta.

• WDT dotyczy dostawy towarów z Polski do podatnika w innym państwie UE.
• WNT dotyczy nabycia towarów od podatnika z innego państwa UE.
• Usługi wykazuje się, gdy miejscem ich opodatkowania jest państwo usługobiorcy i transakcja podlega raportowaniu w VAT-UE.
• Call-off stock obejmuje określone przemieszczenia towarów do magazynu prowadzonego dla oznaczonego kontrahenta.

Import usług od kontrahenta z UE wymaga wcześniejszej analizy obowiązku rejestracji w VAT-UE, ale sama transakcja importu usług nie jest wykazywana w informacji VAT-UE. Nie należy mylić jej ze świadczeniem usługi na rzecz kontrahenta z innego państwa UE, które może podlegać raportowaniu w sekcji E.

Na co uważać przed wysłaniem?

Błędy w danych kontrahenta mogą spowodować odrzucenie dokumentu albo konieczność jego korekty. Przed wysłaniem sprawdź następujące elementy:

• czy rejestracja do VAT-UE została zgłoszona przed pierwszą transakcją,
• czy numer kontrahenta zawiera właściwy kod kraju,
• czy polski NIP jest zapisany z przedrostkiem PL,
• czy dane kontrahenta zgadzają się z wynikiem weryfikacji w systemie VIES,
• czy wartość transakcji została przypisana do właściwego miesiąca,
• czy każdy wiersz dotyczy właściwego kontrahenta i rodzaju transakcji.

Jeżeli po wysłaniu zauważysz błąd, nie poprawiaj danych w kolejnym dokumencie bez sprawdzenia, czy należy złożyć korektę informacji VAT-UE. Przy transakcjach trójstronnych, call-off stock albo bardziej złożonych modelach sprzedaży warto skonsultować sposób raportowania z księgowym lub doradcą podatkowym.

Kiedy złożyć VAT-UE?

Termin przypada na 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu transakcji. Dokument przesyła się elektronicznie, nawet jeśli podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT. Jeżeli w danym miesiącu nie było transakcji podlegających wykazaniu, co do zasady nie składa się informacji zerowej.

Najprostszy schemat wygląda więc tak: najpierw aktualizujesz VAT-R w sekcji C.3, czekasz na aktywację numeru VAT-UE, sprawdzasz dane kontrahenta w VIES, a następnie raportujesz właściwe transakcje w VAT-UE do ustawowego terminu.