Jak przechowywać dokumenty księgowe? Zasady i okresy przechowywania
Dokumenty księgowe przechowuje się najczęściej przez 5 lat, ale termin trzeba liczyć według rodzaju dokumentu i podstawy prawnej. Dla celów podatkowych punktem wyjścia jest zwykle koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dla dokumentacji rachunkowej termin często liczy się od początku roku następującego po właściwym roku obrotowym. Przed zniszczeniem archiwum trzeba też sprawdzić, czy przedawnienie nie zostało zawieszone albo przerwane.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych
Najważniejsze zasady wynikają z Ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej. Pięcioletni termin nie oznacza jednak, że każdy dokument z danego rocznika można zniszczyć tego samego dnia. Znaczenie ma między innymi data zatwierdzenia sprawozdania, zakończenia umowy, spłaty kredytu albo ustania stosunku pracy.
Poniższa tabela przedstawia podstawowe okresy dla dokumentacji rachunkowej. Przy dokumentach podatkowych należy dodatkowo sprawdzić termin przedawnienia konkretnego zobowiązania.
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania | Początek biegu terminu |
|---|---|---|
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe wraz z wymaganymi oświadczeniami i odmowami podpisu | Co najmniej 5 lat | Od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono |
| Księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i większość pozostałych dowodów księgowych | Co najmniej 5 lat | Od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| Dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych i roszczeń | 5 lat | Od początku roku następującego po roku, w którym operacja została zakończona, spłacona, rozliczona albo przedawniona |
| Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości | Co najmniej 5 lat | Od upływu okresu jej obowiązywania |
| Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji | 1 rok | Po upływie rękojmi albo rozliczeniu reklamacji |
| Akta osobowe i dokumentacja pracownicza | Zwykle 10 lat, a w niektórych przypadkach 50 lat | Od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub wygasł stosunek pracy, z uwzględnieniem szczególnych zasad ZUS |
Faktury, deklaracje, ewidencje i inne dokumenty związane z księgami podatkowymi trzeba przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie przedawnia się co do zasady po 5 latach, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jak liczyć termin dla podatków i rachunkowości?
Różnica między tymi terminami jest częstym źródłem błędów. Dla dokumentów podatkowych nie liczy się automatycznie pięciu lat od daty wystawienia faktury ani od końca roku, którego dotyczy koszt. Trzeba ustalić, kiedy upłynął termin płatności podatku, a następnie rozpocząć liczenie od końca tego roku kalendarzowego.
| Podstawa przechowywania | Jak liczyć termin? | Przykład |
|---|---|---|
| Dokumenty podatkowe | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku | Podatek za 2019 rok płatny w 2020 roku. Termin kończy się co do zasady 31 grudnia 2025 roku |
| Roczne sprawozdanie finansowe | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono | Sprawozdanie zatwierdzone w 2021 roku przechowuje się co najmniej przez lata wskazane w przepisach rachunkowych, licząc od początku 2022 roku |
| Dokumenty dotyczące kredytu lub środka trwałego w budowie | 5 lat od początku roku po zakończeniu, spłacie, rozliczeniu lub przedawnieniu sprawy | Termin nie musi zaczynać się w roku, którego dotyczyła pierwotna transakcja |
Przykładowo dokumentacja dotycząca rocznego rozliczenia podatku za 2020 rok może podlegać przedawnieniu dopiero 31 grudnia 2026 roku, jeżeli termin zapłaty tego podatku upłynął w 2021 roku. W praktyce oznacza to, że dokumentów nie należy grupować wyłącznie według nadrukowanego na nich roku.
Jak przechowywać dokumenty papierowe i elektroniczne?
Dokumentacja może być przechowywana w formie papierowej albo elektronicznej, o ile przyjęty sposób zapewnia jej trwałość, kompletność, czytelność oraz możliwość odtworzenia. Dokumenty trzeba chronić przed uszkodzeniem, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem osób nieupoważnionych.
Przy dokumentach elektronicznych znaczenie mają nie tylko same pliki, lecz także sposób ich zabezpieczenia i późniejszego odczytu. Archiwum powinno zapewniać:
- Trwałość zapisu – dane muszą pozostać dostępne przez cały wymagany okres.
- Czytelność i odtwarzalność – dokument powinien dać się otworzyć, odczytać lub wydrukować.
- Ochronę przed zmianami – należy ograniczyć możliwość nieuprawnionej modyfikacji plików.
- Kopie zapasowe – kopie powinny być tworzone systematycznie i przechowywane w sposób chroniący je przed utratą.
- Porządek i szybkie wyszukiwanie – dokument powinien być możliwy do odnalezienia według okresu, rodzaju lub numeru.
Dokumenty papierowe przechowuje się w uporządkowanych zbiorach, zwykle według okresów sprawozdawczych i rodzajów dokumentów. Skan nie zawsze zastępuje oryginał. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty przenoszące prawa do nieruchomości, potwierdzające odpowiedzialność za składniki majątku oraz ważne umowy. Jeżeli księgi rachunkowe lub dokumentacja są przechowywane poza siedzibą firmy, trzeba spełnić obowiązki informacyjne wobec właściwego urzędu skarbowego i zapewnić organom kontrolnym dostęp do dokumentów.
Kiedy termin przechowywania może się wydłużyć?
Nie niszcz dokumentów automatycznie po upływie pięciu lat. Termin przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany w przypadkach określonych w Ordynacji podatkowej. Znaczenie może mieć między innymi prowadzone postępowanie podatkowe, postępowanie egzekucyjne, odroczenie płatności lub rozłożenie podatku na raty.
Dokumentów nie powinno się usuwać także wtedy, gdy są potrzebne do sprawy będącej w toku, kontroli, postępowania sądowego, rozliczenia środka trwałego, dochodzenia roszczenia albo obrony stanowiska firmy. Przed brakowaniem rocznika sprawdź:
- czy dla każdego podatku upłynął właściwy termin przedawnienia,
- czy nie wystąpiło zawieszenie lub przerwanie biegu terminu,
- czy dokumenty nie są potrzebne w kontroli, postępowaniu albo sporze,
- czy dokument nie podlega odrębnemu, dłuższemu okresowi przechowywania,
- czy w archiwum nie znajdują się akta pracownicze, umowy lub dokumenty majątkowe.
Przy likwidacji albo zawieszeniu działalności obowiązek przechowywania dokumentacji nie znika. Trzeba wskazać miejsce przechowywania dokumentów, a przy likwidacji jednostki zapewnić ich dostępność przez wyznaczoną osobę lub podmiot. Dotyczy to także dokumentacji przechowywanej przez zewnętrzne archiwum.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
Po potwierdzeniu, że minął właściwy termin i nie ma przeszkód prawnych, można przygotować dokumenty do brakowania. Dokumenty zawierające dane osobowe, informacje o wynagrodzeniach, rachunkach bankowych lub kontrahentach należy niszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. W praktyce oznacza to użycie niszczarki o właściwym poziomie bezpieczeństwa albo skorzystanie z wyspecjalizowanej firmy.
Przy większych zbiorach warto sporządzić protokół brakowania z opisem rodzaju dokumentów, okresu, podstawy zniszczenia i daty wykonania czynności. Pliki elektroniczne należy usunąć także z aktywnych kopii roboczych, pamięci urządzeń i cyklu przechowywania kopii zapasowych, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa systemu.
Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: najpierw ustal podstawę prawną i datę końcową dla konkretnego dokumentu, następnie sprawdź ewentualne postępowania i dopiero wtedy przeprowadź kontrolowane niszczenie. Sama data na fakturze albo nazwa rocznika nie wystarcza do podjęcia takiej decyzji.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W przypadku dokumentacji objętej kontrolą, postępowaniem lub nietypowym terminem przedawnienia sposób przechowywania i datę zniszczenia warto potwierdzić z księgowym albo doradcą podatkowym.
