Jak długo przechowywać faktury w firmie?

Faktury w firmie należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danego dokumentu. Nie chodzi więc o pięć lat od daty wystawienia faktury. Obowiązek obejmuje faktury sprzedażowe, zakupowe, korygujące i duplikaty, niezależnie od tego, czy są przechowywane na papierze, czy elektronicznie.

Jak liczyć 5-letni termin przechowywania faktur?

Okres przechowywania jest powiązany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej zobowiązanie przedawnia się po 5 latach, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Rok wystawienia faktury i rok rozpoczęcia biegu terminu nie zawsze są więc tym samym. Przykładowo faktura wystawiona w maju 2026 roku może dotyczyć rozliczenia, dla którego termin płatności podatku przypada w 2026 roku. W takim przypadku licznik zaczyna się dopiero wraz z końcem tego roku.

Przykład można rozpisać w kilku krokach:

1. Fakturę wystawiono w maju 2026 roku.
2. Termin płatności podatku związanego z rozliczeniem przypada w 2026 roku.
3. Bieg pięcioletniego terminu rozpoczyna się od końca 2026 roku.
4. Dokument należy przechowywać co najmniej do końca 2031 roku.

Nie zawsze można jednak automatycznie zniszczyć dokument dokładnie po upływie pięciu lat. Bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, na przykład w związku z określonym postępowaniem podatkowym, egzekucją lub postępowaniem karnym skarbowym. Jeżeli sprawa dotycząca rozliczenia nadal się toczy, dokumentację należy zachować do jej zakończenia i ustalenia właściwego terminu.

Czy wszystkie dokumenty firmowe przechowuje się tak samo długo?

Nie. Pięć lat to podstawowy okres dotyczący dokumentacji podatkowej, ale inne dokumenty mogą podlegać odmiennym zasadom. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:

W przypadku faktur dotyczących środków trwałych, inwestycji albo innych rozliczeń, których skutki podatkowe trwają dłużej, dokumenty mogą być potrzebne także do potwierdzenia późniejszych zapisów w ewidencji. Dlatego przed ich zniszczeniem należy sprawdzić, czy nie są powiązane z nadal rozliczaną amortyzacją, korektą lub innym obowiązkiem podatkowym.

W jakiej formie przechowywać faktury?

Przepisy nie uzależniają okresu przechowywania od formy dokumentu. Faktura papierowa i faktura elektroniczna podlegają temu samemu podstawowemu terminowi. Dokumenty można archiwizować cyfrowo, o ile w całym okresie przechowywania firma zapewnia:

• Autentyczność pochodzenia – możliwość ustalenia, od kogo dokument pochodzi.
• Integralność treści – pewność, że faktura nie została zmieniona po wystawieniu lub otrzymaniu.
• Czytelność – możliwość odczytania dokumentu przez cały wymagany okres.
• Dostępność – szybkie odszukanie i udostępnienie faktury na żądanie organu podatkowego.

Skan faktury papierowej może zastąpić przechowywanie oryginału w archiwum papierowym, jeżeli sposób digitalizacji i zabezpieczenia dokumentu pozwala zachować jego wymagane cechy. Samo zapisanie pliku na jednym komputerze nie zapewnia bezpieczeństwa. Potrzebne są także kopie zapasowe oraz ochrona przed przypadkowym usunięciem i nieuprawnioną zmianą danych.

Co zmienia KSeF w przechowywaniu faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może zrezygnować z własnej ewidencji. Firma nadal powinna mieć uporządkowane informacje o dokumentach, rozliczeniach i transakcjach, także w zakresie faktur otrzymanych lub wystawionych poza systemem.

Przechowywanie faktury w KSeF nie zastępuje również dokumentów powiązanych z transakcją, takich jak zamówienia, potwierdzenia dostawy, umowy czy dokumenty magazynowe. Własne archiwum ułatwia odtworzenie pełnego przebiegu operacji i przygotowanie danych do kontroli.

Co grozi za brak faktur?

Brak dokumentów wymaganych do potwierdzenia rozliczeń może utrudnić obronę stanowiska firmy podczas kontroli. W zależności od sytuacji urząd może zakwestionować koszt uzyskania przychodu, odmówić prawa do odliczenia VAT albo określić zobowiązanie na podstawie innych dostępnych dowodów. Mogą pojawić się także sankcje finansowe i problemy z wykazaniem prawidłowości ewidencji.

Dlatego faktury najlepiej przechowywać co najmniej do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w razie kontroli, postępowania lub sporu zachować je do czasu wyjaśnienia sprawy. Najważniejsza zasada brzmi: pięć lat liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a nie od dnia wystawienia faktury.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W przypadku kontroli, utraty dokumentacji lub wątpliwości dotyczących zawieszenia albo przerwania biegu przedawnienia warto skonsultować sprawę z doradcą podatkowym.