Dekretacja – co to jest i na czym polega?

Dekretacja to sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych. Obejmuje kontrolę dokumentu oraz wskazanie miesiąca, kont i sposobu jego zaksięgowania. Wymóg ten wynika z art. 21 Ustawy o rachunkowości.

Co to jest dekretacja?

Dekretacja porządkuje drogę dokumentu od potwierdzenia operacji gospodarczej do zapisu w ewidencji. Osoba odpowiedzialna sprawdza, czy dowód jest kompletny, rzetelny i poprawny, a następnie określa, jak należy go ująć w księgach rachunkowych.

W praktyce dekretacja może obejmować wskazanie kont księgowych, stron zapisu – Wn i Ma – ewidencji analitycznej, miesiąca księgowania oraz wartości operacji. Na dokumencie pojawia się także potwierdzenie wykonania kontroli i podpis osoby odpowiedzialnej za dekret.

Nie chodzi więc wyłącznie o faktury. Dekretacji podlegają różne dowody księgowe, które dokumentują zdarzenia gospodarcze jednostki. Proces pełni funkcję kontroli wewnętrznej i ogranicza ryzyko zaksięgowania dokumentu na niewłaściwych kontach, w złej kwocie albo podwójnie.

Dlaczego dekretacja jest wymagana?

Podstawę prawną stanowi art. 21 Ustawy o rachunkowości. Przepis wymaga, aby dowód księgowy zawierał między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach, wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zakres informacji na dowodzie powinien pozwalać odtworzyć przebieg operacji i sposób jej ujęcia w ewidencji. W szczególności dokument powinien zawierać:

• rodzaj dowodu i numer identyfikacyjny – informacje pozwalające jednoznacznie rozpoznać dokument;
• strony operacji gospodarczej – dane podmiotów uczestniczących w transakcji;
• opis operacji i jej wartość – wskazanie, czego dotyczy zdarzenie oraz na jaką kwotę;
• datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu – jeżeli są różne;
• informację o sposobie ujęcia w księgach – w tym miesiąc oraz właściwe konta;
• podpisy wymagane przy wystawieniu, przyjęciu lub dekretacji dokumentu – zgodnie z zakresem odpowiedzialności.

Wymogi te nie oznaczają, że każda informacja musi być wpisywana ręcznie na papierze. Dekret może powstać w systemie księgowym, o ile przyjęty sposób dokumentowania zapewnia kompletność, czytelność i możliwość ustalenia osoby odpowiedzialnej.

Jak przebiega proces dekretacji?

Szczegółowy obieg dokumentów zależy od zasad przyjętych w jednostce, ale typowa dekretacja obejmuje kilka następujących po sobie etapów:

1. Dokument wpływa do firmy i zostaje zarejestrowany w obiegu dokumentów.
2. Osoba odpowiedzialna przeprowadza kontrolę formalną, czyli sprawdza kompletność wymaganych danych, dat, numerów i podpisów.
3. Kontrola merytoryczna potwierdza, że operacja rzeczywiście się odbyła, odpowiada działalności jednostki i jest zgodna ze stanem faktycznym. Przy zakupie towarów można porównać dokument ze stanem magazynowym.
4. Kontrola rachunkowa obejmuje sprawdzenie obliczeń, wartości netto, podatku i kwoty brutto oraz zgodności zapisów liczbowych.
5. Osoba upoważniona wskazuje miesiąc księgowania, konta, strony zapisu oraz ewentualną ewidencję analityczną.
6. Dokument zostaje opatrzony podpisem lub elektronicznym potwierdzeniem osoby odpowiedzialnej i trafia do księgowania oraz archiwizacji.

Kontrola merytoryczna i rachunkowa mają różny zakres. Pierwsza odpowiada na pytanie, czy dokument opisuje rzeczywiste i uzasadnione zdarzenie. Druga sprawdza, czy wartości i działania matematyczne są prawidłowe. Kontrola formalna dotyczy natomiast wymaganych elementów dokumentu.

Dekretacja ręczna i elektroniczna – czym się różnią?

Przepisy nie sprowadzają dekretacji do jednej techniki. W małej firmie dokument może zostać opisany na papierze, natomiast większe jednostki często korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów lub systemu ERP.

W przypadku dokumentu papierowego stosuje się często gotową pieczątkę z polami na konta, miesiąc i podpis. Przy dekretacji elektronicznej system powinien zapisać wymagane informacje oraz umożliwić identyfikację osoby, która wykonała czynność. Sama forma cyfrowa nie zwalnia z kontroli dokumentu ani z zachowania wymaganego śladu dokumentacyjnego.

Jakie dokumenty podlegają dekretacji?

Dekretacja dotyczy szerokiego zakresu dowodów księgowych, nie tylko faktur kosztowych. W praktyce mogą to być:

• faktury sprzedażowe, kosztowe i faktury VAT RR;
• rachunki, noty księgowe i dokumenty celne;
• listy płac oraz rozliczenia umów cywilnoprawnych;
• dokumenty kasowe, takie jak KP, KW i rozliczenia zaliczek;
• dokumenty magazynowe, między innymi PZ, RW i MM;
• dokumenty dotyczące środków trwałych, takie jak OT, PT i LT;
• raporty kasowe, dowody zbiorcze i dowody przesunięć.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu, w tym integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, może zmienić sposób odbierania i przekazywania danych, ale nie usuwa potrzeby ich sprawdzenia oraz zakwalifikowania do ksiąg. W razie błędu osoba odpowiedzialna powinna wyjaśnić sprawę i zastosować właściwy dokument korygujący lub procedurę korekty.

Dobrze przeprowadzona dekretacja łączy dokument źródłowy z zapisem w księgach rachunkowych. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, kto zatwierdził operację, czego dotyczyła, kiedy ją ujęto i na jakich kontach została zaksięgowana.

Artykuł nie stanowi porady finansowej, podatkowej ani prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentu lub korekty zapisów księgowych warto skonsultować się z księgowym, doradcą podatkowym albo innym specjalistą.