Zatrudnienie pracownika – jakie dokumenty są niezbędne?

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wymaga zebrania dokumentów rekrutacyjnych, podpisania umowy, uzyskania orzeczenia lekarskiego, przeprowadzenia szkolenia BHP oraz dopełnienia obowiązków wobec ZUS. Pracodawca musi też założyć i prowadzić akta osobowe. Za naruszenia dotyczące dokumentacji pracowniczej grozi grzywna do 30 000 zł.

Dokumenty przy zatrudnieniu pracownika – harmonogram

Zakres dokumentów zależy od etapu zatrudnienia. Kandydat przekazuje tylko dane i dokumenty potrzebne do rekrutacji, natomiast po zawarciu umowy pracodawca może pozyskać szerszy zestaw informacji określony w art. 22¹ Kodeksu pracy. Najważniejsze czynności przedstawia tabela:

Jakie dane można zebrać od kandydata?

Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać między innymi imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez kandydata, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli informacje te są potrzebne do pracy na danym stanowisku. Nie należy wymagać z góry danych, które są potrzebne dopiero po zatrudnieniu, takich jak numer PESEL czy numer rachunku bankowego.

Po zawarciu umowy pracownik przekazuje dane niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy, w tym zgłoszenia do ZUS i wypłaty wynagrodzenia. Może też złożyć dodatkowe oświadczenia, na przykład PIT-2, oświadczenie dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich albo wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Te dokumenty nie zawsze są obowiązkowe, ponieważ zależą od sytuacji pracownika.

Co trzeba przygotować przed rozpoczęciem pracy?

Najpierw pracodawca wystawia skierowanie na badania wstępne. Dokument powinien opisywać stanowisko, podstawowe warunki pracy oraz czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe występujące na danym stanowisku. Badania wykonuje lekarz medycyny pracy, a ich koszt ponosi pracodawca.

Pracownik może zostać dopuszczony do pracy dopiero po otrzymaniu orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Samo skierowanie nie wystarcza. Brak aktualnego orzeczenia przed rozpoczęciem pracy może zostać uznany za naruszenie przepisów prawa pracy.

Pracodawca przygotowuje także umowę o pracę. Dokument określa między innymi strony umowy, rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Umowa może zostać zawarta na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika z Kodeksu pracy, a szczegółowy zakres dokumentacji określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty trzeba przechowywać w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych.

Podstawowy podział akt osobowych obejmuje:

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych.
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, takie jak umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, potwierdzenia szkoleń BHP, zapoznania z ryzykiem zawodowym i regulaminami.
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz wydania świadectwa pracy.
• Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach.
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli takie kontrole są prowadzone.

Na jakie błędy uważać?

Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez wymaganego orzeczenia lekarskiego. Dotyczy to także sytuacji, w której umowa została już podpisana, ale kandydat nie zakończył jeszcze badań. Szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy trzeba zorganizować przed rozpoczęciem pracy w zakresie wymaganym dla danego stanowiska.

Drugim częstym błędem jest przekroczenie 7-dniowego terminu na zgłoszenie pracownika do ZUS. Trzeba również przekazać informację o warunkach zatrudnienia w ustawowym terminie i ograniczyć zakres zbieranych danych do informacji potrzebnych na danym etapie. Nieuprawnione przechowywanie danych może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych.

Za naruszenia obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej przepisy prawa pracy przewidują grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł. Odpowiedzialność ponosi pracodawca, nawet jeżeli czynności kadrowe wykonuje biuro rachunkowe albo wyznaczony pracownik.

Lista kontrolna przed rozpoczęciem pracy

Przed dopuszczeniem nowej osoby do pracy sprawdź, czy masz przygotowane wszystkie podstawowe dokumenty:

• Podpisaną umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie jej warunków.
• Skierowanie na badania wstępne i aktualne orzeczenie lekarskie.
• Kwestionariusz osobowy pracownika oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje, jeśli są wymagane.
• Potwierdzenie szkolenia BHP i zapoznania z ryzykiem zawodowym.
• Informację o warunkach zatrudnienia przekazaną w terminie do 7 dni.
• Zgłoszenie pracownika do ZUS na właściwym formularzu.
• Oświadczenia potrzebne w konkretnej sytuacji, na przykład PIT-2, dotyczące uprawnień rodzicielskich lub zgłoszenia członków rodziny.
• Założone akta osobowe z dokumentami umieszczonymi w odpowiednich częściach.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej konsultacji z prawnikiem lub specjalistą do spraw kadr i płac. Przy nietypowym systemie czasu pracy, zatrudnianiu cudzoziemca albo wątpliwościach dotyczących zakresu dokumentacji warto zweryfikować procedurę na podstawie aktualnych przepisów.