Zasiłek pogrzebowy ZUS – jakie dokumenty należy złożyć?

Do wniosku o zasiłek pogrzebowy z ZUS dołącz przede wszystkim formularz Z-12, dokument potwierdzający zgon, rachunki lub faktury za pogrzeb oraz – jeśli jesteś członkiem rodziny – dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo. Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek wynosi 7000 zł dla osób, które zmarły od tego dnia.

Jakie dokumenty trzeba złożyć w ZUS?

Podstawą wypłaty świadczenia jest wniosek Z-12. Dołącz do niego dokumenty potwierdzające zgon i poniesienie kosztów pogrzebu. W zależności od sytuacji ZUS może potrzebować także dowodu pokrewieństwa albo dokumentu potwierdzającego podleganie ubezpieczeniu.

Podstawowy zestaw dokumentów obejmuje:

• Wypełniony formularz Z-12 – wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego.
• Odpis skrócony aktu zgonu – możesz dostarczyć go samodzielnie albo poprosić ZUS o pobranie dokumentu z urzędu stanu cywilnego. W drugim przypadku trzeba podać dane zmarłego, między innymi imię i nazwisko, PESEL lub datę i miejsce urodzenia oraz datę i miejsce zgonu.
• Oryginały rachunków lub faktur za pogrzeb – dokumenty powinny potwierdzać wydatki poniesione przez osobę składającą wniosek.
• Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub powinowactwo – na przykład odpis aktu urodzenia albo aktu małżeństwa, jeśli wnioskodawcą jest członek rodziny.
• Dokument potwierdzający ubezpieczenie – w niektórych sprawach ZUS może wymagać zaświadczenia płatnika składek, na przykład pracodawcy, o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Jeżeli oryginały rachunków znajdują się w banku, można złożyć ich kopie potwierdzone przez bank za zgodność z oryginałem. Dokumenty wystawione elektronicznie dołącza się w tej formie. W przypadku martwego urodzenia wymagane mogą być dokumenty właściwe dla tej sytuacji, między innymi odpis aktu urodzenia z odpowiednią adnotacją, karta zgonu albo zaświadczenie lekarskie.

Jak złożyć wniosek o zasiłek pogrzebowy?

Wniosek Z-12 możesz złożyć samodzielnie albo upoważnić zakład pogrzebowy do przekazania dokumentów i odbioru całości lub części świadczenia. Procedura wygląda następująco:

1. Ustal, kto pokrył koszty pogrzebu i na kogo wystawiono rachunki.
2. Wypełnij formularz Z-12, wpisując dane zmarłego, wnioskodawcy oraz sposób wypłaty świadczenia.
3. Zbierz faktury, rachunki i dokumenty dotyczące pokrewieństwa. Jeśli chcesz, aby ZUS sam pobrał akt zgonu, przygotuj pełne dane zmarłego.
4. Złóż dokumenty osobiście w placówce ZUS, wyślij je pocztą, prześlij elektronicznie przez PUE/eZUS albo przekaż za pośrednictwem upoważnionego zakładu pogrzebowego.
5. Potwierdź tożsamość, jeśli ZUS tego wymaga. Przy osobistym składaniu dokumentów potrzebny jest dowód osobisty albo paszport.
6. Wskaż rachunek bankowy do wypłaty. Możesz też upoważnić zakład pogrzebowy do otrzymania świadczenia bezpośrednio na jego konto.

Uwaga: zwykłe kopie faktur nie zastępują oryginałów. Wyjątkiem są kopie potwierdzone przez bank, gdy oryginalne dokumenty zostały w nim złożone, oraz dokumenty wystawione elektronicznie. ZUS może również poprosić o okazanie oryginałów dokumentów przesłanych elektronicznie.

Dokumenty dla rodziny i osoby spoza rodziny

Sposób obliczenia świadczenia zależy od tego, kto zapłacił za pogrzeb. Członek rodziny może otrzymać ryczałt, natomiast osoba spoza rodziny lub instytucja otrzymuje zwrot udokumentowanych kosztów.

Do członków rodziny zalicza się między innymi małżonka, rodziców, dzieci, rodzeństwo, dziadków, wnuki oraz osoby ustanowione opiekunem prawnym zmarłego. Jeżeli koszty poniosło kilka osób lub podmiotów, zasiłek dzieli się proporcjonalnie do ich udziału. Każdy płatnik powinien wtedy odpowiednio udokumentować własne wydatki.

Ile jest czasu na złożenie wniosku?

Wniosek trzeba złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. Po tym terminie prawo do świadczenia co do zasady wygasa.

Jeżeli wcześniejsze złożenie wniosku było niemożliwe z przyczyn całkowicie niezależnych od wnioskodawcy, na przykład z powodu późniejszego odnalezienia lub identyfikacji zwłok, termin liczy się przez 12 miesięcy od dnia pogrzebu. Do dokumentów trzeba wtedy dołączyć dowód potwierdzający przyczynę opóźnienia, na przykład zaświadczenie policji lub prokuratury albo inny dokument urzędowy.

Lista kontrolna przed wysłaniem dokumentów

Przed przekazaniem wniosku do ZUS sprawdź, czy masz:

• Wypełniony i podpisany formularz Z-12.
• Akt zgonu albo komplet danych potrzebnych ZUS do jego pobrania.
• Oryginały faktur i rachunków lub kopie potwierdzone przez bank.
• Dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo, jeśli dotyczy.
• Dokument tożsamości przy składaniu wniosku osobiście.
• Numer rachunku bankowego albo upoważnienie dla zakładu pogrzebowego.

Najważniejsze jest dopasowanie dokumentów do tego, kto faktycznie zapłacił za pogrzeb. Członek rodziny składa wniosek o ryczałt 7000 zł, a osoba spoza rodziny musi wykazać wszystkie poniesione wydatki.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani informacji udzielonej przez ZUS.