Zasiłek macierzyński – jakie dokumenty złożyć do ZUS?
Pracownik na etacie zwykle przekazuje dokumenty pracodawcy, a przedsiębiorca składa je bezpośrednio do ZUS. Podstawą jest odpis aktu urodzenia dziecka oraz właściwy formularz płatnika składek – Z-3, Z-3a albo Z-3b. Wniosek ZAM nie zawsze jest potrzebny pracownikowi, ponieważ urlop macierzyński rozpoczynający się w dniu porodu powstaje z mocy prawa.
Jakie dokumenty są potrzebne do zasiłku macierzyńskiego?
Dokładny zestaw dokumentów zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku i jaki masz status zawodowy. Pracownik przekazuje dokumenty pracodawcy. Firma uzupełnia dokumentację płatnika i, jeśli zasiłek wypłaca ZUS, przesyła ją do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Osoba prowadząca działalność gospodarczą składa dokumenty bezpośrednio do ZUS.
W typowej sytuacji po urodzeniu dziecka potrzebne są:
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS,
- wniosek o zasiłek macierzyński ZAM, jeżeli wniosek jest wymagany w danej sytuacji,
- zaświadczenie płatnika składek na formularzu Z-3, Z-3a albo Z-3b,
- numer rachunku bankowego, na który ma być przekazywane świadczenie.
Pracownica zatrudniona na umowie o pracę nie musi składać formularza ZAM, jeżeli urlop macierzyński rozpoczyna bezpośrednio w dniu porodu. W takim przypadku urlop powstaje automatycznie, a pracodawca potrzebuje dokumentu potwierdzającego urodzenie dziecka. Wniosek będzie potrzebny między innymi wtedy, gdy chcesz rozpocząć urlop przed porodem albo występujesz o dalszy okres, na przykład urlop rodzicielski.
Jaki formularz ZUS wybrać?
Formularz zaświadczenia płatnika składek dobiera się według rodzaju ubezpieczenia. Poniższe zestawienie pokazuje podstawowy podział:
| Status zawodowy | Właściwy formularz | Kto przekazuje dokument do ZUS? |
|---|---|---|
| Pracownik | Z-3 | Pracodawca, jeśli dokumentacja trafia do ZUS |
| Osoba ubezpieczona, która nie jest pracownikiem i nie prowadzi działalności | Z-3a | Płatnik składek albo ubezpieczony, zależnie od sytuacji |
| Osoba prowadząca działalność, osoba współpracująca, duchowny lub marynarz | Z-3b | Ubezpieczony bezpośrednio do ZUS |
ZAM oznacza wniosek o zasiłek macierzyński. Formularz może złożyć osoba ubezpieczona bezpośrednio do ZUS albo pracodawca w ramach przekazywanej dokumentacji. Do poszczególnych okresów mogą służyć także inne formularze, na przykład ZUR dotyczący urlopu rodzicielskiego albo ZAO dotyczący urlopu ojcowskiego.
Jeżeli ubiegasz się o zasiłek jeszcze przed porodem, potrzebne jest zaświadczenie lekarskie wskazujące przewidywaną datę porodu. Przed porodem można rozpocząć urlop macierzyński maksymalnie 6 tygodni wcześniej.
Jak złożyć dokumenty przez PUE ZUS?
Osoby składające dokumenty elektronicznie mogą wykorzystać PUE ZUS, obecnie obsługiwane w ramach eZUS. Procedura wygląda następująco:
- Zaloguj się do swojego profilu PUE ZUS lub eZUS.
- Wybierz usługę dotyczącą złożenia dokumentu ZAM.
- Uzupełnij dane ubezpieczonego, dziecka, okresu pobierania świadczenia i rachunku bankowego.
- Dołącz wymagane dokumenty, jeżeli system lub dana sytuacja tego wymaga.
- Podpisz wniosek elektronicznie i wyślij go do ZUS.
Pracodawca może przesłać do ZUS formularz Z-3 i pozostałą dokumentację elektronicznie. Pracownik nie musi samodzielnie przekazywać ZUS dokumentów płacowych przygotowywanych przez pracodawcę.
Terminy i sytuacje szczególne
Jeżeli chcesz otrzymywać zasiłek za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w uśrednionej wysokości 81,5% podstawy wymiaru, wniosek trzeba złożyć w terminie 21 dni od dnia porodu. Po przekroczeniu tego terminu zasadniczo stosuje się stawkę 100% za okres urlopu macierzyńskiego i 70% za okres urlopu rodzicielskiego, zgodnie z zasadami dotyczącymi tych okresów.
Termin 21 dni po porodzie ma znaczenie finansowe. Dotyczy wniosku o uśredniony zasiłek za zasadniczy okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, a nie samego automatycznego rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego przez pracownicę.
Przy wcześniactwie lub długiej hospitalizacji dziecka mogą być potrzebne dokumenty ze szpitala potwierdzające pobyt dziecka oraz okres hospitalizacji. Są one wykorzystywane przy wniosku o uzupełniający urlop macierzyński. Wniosek o ten urlop składa się przed jego rozpoczęciem, a do dokumentacji dołącza się wymagane zaświadczenia medyczne.
Jeżeli część zasiłku ma przejąć ojciec dziecka, potrzebne są dokumenty potwierdzające przejęcie opieki i rezygnację matki z dalszej części urlopu w zakresie dopuszczonym przez przepisy. ZUS może wymagać także oświadczenia, że drugi rodzic nie pobiera zasiłku za ten sam okres. W przypadku śmierci matki, jej hospitalizacji albo innych szczególnych okoliczności należy dołączyć dokumenty potwierdzające daną sytuację.
Przed wysłaniem dokumentów sprawdź aktualne wzory formularzy na stronie ZUS. Dotyczy to szczególnie formularza Z-3, Z-3a, Z-3b i ZAM, ponieważ wzory mogą być aktualizowane.
Czy masz komplet dokumentów?
Przed przekazaniem dokumentów pracodawcy albo wysłaniem ich do ZUS sprawdź:
- czy masz odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub dokument równoważny,
- czy w Twojej sytuacji potrzebny jest formularz ZAM,
- czy pracodawca przygotował Z-3, a przedsiębiorca Z-3b,
- czy podałeś prawidłowy numer rachunku bankowego i podpisałeś wniosek.
Najprostsza zasada jest taka: pracownik zaczynający urlop macierzyński w dniu porodu przekazuje akt urodzenia pracodawcy, przedsiębiorca kompletuje ZAM, akt urodzenia i Z-3b dla ZUS, a osoby w nietypowej sytuacji dołączają dokumenty potwierdzające dodatkowe okoliczności.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących nietypowych sytuacji, w szczególności hospitalizacji, przejęcia zasiłku przez drugiego rodzica lub zbiegu świadczeń, warto potwierdzić wymagany zestaw dokumentów bezpośrednio w ZUS.
