W jakiej formie powinna być zawarta umowa o pracę?

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Dopuszczalna jest także forma elektroniczna, ale tylko wtedy, gdy dokument zostanie opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi stron. Brak pisemnego dokumentu nie unieważnia umowy, lecz narusza obowiązki pracodawcy i może skutkować grzywną.

Czy umowa o pracę musi być na piśmie?

Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli strony nie zachowały tej formy, pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia.

Forma pisemna jest więc zasadą, ale nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Oznacza to, że ustne lub dorozumiane uzgodnienie może doprowadzić do powstania stosunku pracy. Pracodawca nadal narusza jednak obowiązek formalny, jeżeli nie przekazał pracownikowi pisemnego potwierdzenia przed rozpoczęciem pracy.

Jakie elementy powinna zawierać umowa?

Art. 29 Kodeksu pracy wymaga, aby umowa określała strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W dokumencie powinny znaleźć się w szczególności:

• Strony umowy – pracownik oraz pracodawca, wraz z adresem siedziby pracodawcy lub jego adresem zamieszkania, jeżeli jest osobą fizyczną.
• Rodzaj umowy – na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.
• Data zawarcia umowy – dzień podpisania dokumentu przez strony.
• Warunki pracy i płacy – między innymi rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie wraz ze składnikami, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy.

Szczegółowy zakres obowiązków może zostać przekazany w osobnym dokumencie, ale nie powinien wykraczać poza uzgodniony rodzaj pracy.

Forma pisemna a elektroniczna umowy o pracę

Formę pisemną zachowuje się przez złożenie własnoręcznych podpisów na dokumencie obejmującym treść umowy. Strony mogą również zawrzeć umowę elektronicznie. W takim przypadku każda z nich powinna podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis jest zrównany z podpisem własnoręcznym.

Nie każda metoda zaakceptowania dokumentu daje taki skutek. Skan podpisanej umowy, wiadomość e-mail, kod SMS, odręczny podpis złożony na ekranie ani profil zaufany nie są kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mogą potwierdzać treść i przebieg uzgodnień, ale nie zastępują automatycznie formy pisemnej wymaganej przez art. 29 Kodeksu pracy.

Umowa może zostać podpisana także w sposób mieszany, gdy jedna strona składa podpis własnoręczny, a druga kwalifikowany podpis elektroniczny. Należy wtedy zachować dokumenty pozwalające wykazać oświadczenia woli obu stron.

Co grozi pracodawcy za brak pisemnego potwierdzenia?

Brak dokumentu nie oznacza automatycznie, że pracownik nie został zatrudniony. Pracodawca nie może jednak dopuścić go do pracy bez umowy na piśmie albo bez pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń. Różnice między poszczególnymi formami przedstawia tabela:

Za niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu może odpowiadać na podstawie art. 281 Kodeksu pracy. Grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Naruszenie może zostać ujawnione między innymi podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Ostrzeżenie: podpisanie dokumentu po rozpoczęciu pracy nie usuwa faktu, że pracownik został wcześniej dopuszczony do pracy bez wymaganego potwierdzenia. Obowiązek powinien zostać wykonany przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków.

Co się dzieje, gdy umowa została zawarta ustnie?

Do nawiązania stosunku pracy może dojść przez zgodne oświadczenia woli stron, także wyrażone w sposób dorozumiany. Przykładem jest dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy za wiedzą i zgodą pracodawcy oraz wypłacanie mu wynagrodzenia. Samo faktyczne wykonywanie czynności nie zawsze jednak wystarczy. Musi istnieć zgodny zamiar nawiązania stosunku pracy.

Forma dorozumiana jest prawnie możliwa, ale wadliwa z punktu widzenia obowiązku dokumentacyjnego. W razie sporu pracownik może dochodzić ustalenia istnienia stosunku pracy oraz zapłaty wynagrodzenia. Powinien jednak wykazać, że strony rzeczywiście uzgodniły zatrudnienie. Pomocne mogą być między innymi wiadomości, listy obecności, przelewy wynagrodzenia, polecenia służbowe i zeznania świadków.

Ocena zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Samo pojawienie się w zakładzie pracy albo wykonywanie pojedynczych czynności bez wiedzy i zgody pracodawcy nie musi oznaczać zawarcia umowy o pracę.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla obu stron pozostaje podpisanie umowy przed rozpoczęciem pracy. Może to być papierowy dokument z własnoręcznymi podpisami albo dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanymi podpisami. Pisemne potwierdzenie nie jest dobrą wolą pracodawcy, lecz obowiązkiem wynikającym z Kodeksu pracy.

Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.