Spółka cywilna – do kiedy należy opłacić składki ZUS?
Składki ZUS wspólnik spółki cywilnej opłaca do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Taki sam termin dotyczy spółki cywilnej, jeśli jest płatnikiem składek za pracowników lub zleceniobiorców. Wspólnik płaci jednak za siebie na własny indywidualny rachunek składkowy, a spółka – za zatrudnione osoby na rachunek przypisany do jej NIP-u.
Terminy płatności ZUS w spółce cywilnej
Termin przypadający na dzień ustawowo wolny od pracy przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. W tabeli rozróżniono osobę, która opłaca składki za siebie, oraz spółkę występującą jako płatnik za inne osoby:
| Podmiot | Termin płatności | Rola w ZUS |
|---|---|---|
| Wspólnik spółki cywilnej | Do 20. dnia następnego miesiąca | Opłaca własne składki jako osoba prowadząca działalność |
| Spółka cywilna zatrudniająca pracowników lub zleceniobiorców | Do 20. dnia następnego miesiąca | Rozlicza i opłaca składki za zatrudnione osoby |
| Spółka cywilna bez zatrudnionych osób | Nie opłaca składek jako spółka | Nie jest płatnikiem składek za wspólników |
Termin dotyczy zarówno zapłaty składek, jak i przekazania wymaganych dokumentów rozliczeniowych. Przy przelewie nie należy zostawiać płatności na ostatnią chwilę, ponieważ znaczenie może mieć moment obciążenia rachunku albo zaksięgowania wpłaty, zależnie od sposobu dokonania płatności.
Kiedy spółka cywilna staje się płatnikiem ZUS?
Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a jej wspólnicy są odrębnymi przedsiębiorcami. Samo zawarcie umowy spółki nie oznacza więc, że spółka musi od razu zgłaszać się do ZUS jako płatnik składek.
Jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców, każdy wspólnik rozlicza własne ubezpieczenia samodzielnie. Spółka nie opłaca wtedy składek za wspólników i nie składa za nich dokumentów jako płatnik.
Obowiązek zgłoszenia spółki powstaje, gdy pojawi się pierwsza osoba, za którą spółka ma naliczać i opłacać składki. Dotyczy to w szczególności:
- pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
- zleceniobiorcy podlegającego ubezpieczeniom
- innej osoby, z którą powstaje stosunek prawny powodujący obowiązek ubezpieczeń
- rozpoczęcia wykonywania umowy, jeżeli właśnie ten dzień wyznacza początek obowiązku ubezpieczeniowego
Spółkę zgłasza się jako płatnika na formularzu ZUS ZPA, co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku opłacania składek za pierwszą zatrudnioną osobę. Po rejestracji spółka przekazuje dokumenty rozliczeniowe, w tym ZUS DRA, i opłaca należności do 20. dnia następnego miesiąca.
Jak wspólnik rozlicza składki za siebie?
Każdy wspólnik spółki cywilnej rozlicza się z ZUS indywidualnie, podobnie jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. W dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych posługuje się własnymi danymi identyfikacyjnymi.
Do własnych składek wspólnik nie używa NIP-u ani REGON-u spółki. Płatności dokonuje na indywidualny rachunek składkowy przypisany do jego własnego NIP-u. Za dany miesiąc przekazuje do ZUS deklarację ZUS DRA i reguluje składki do 20. dnia kolejnego miesiąca.
Jeżeli spółka zatrudnia pracowników, jej deklaracja ZUS DRA obejmuje składki należne za zatrudnione osoby. Nie oznacza to automatycznie, że spółka przejmuje rozliczenia własne wspólników. Wspólnicy nadal rozliczają swoje składki indywidualnie. W dokumentach składanych przez spółkę rozliczenia dotyczące wspólników nie służą do przeniesienia na spółkę obowiązku zapłaty ich własnych składek, dlatego wartości tych składek wykazuje się jako zerowe, gdy spółka nie jest ich płatnikiem.
Wspólnik powinien zgłosić się do odpowiednich ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA, zależnie od zakresu ubezpieczeń. Zgłoszenie następuje co do zasady w ciągu 7 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności jako wspólnik. Konkretne obowiązki mogą się zmienić przy zbiegu tytułów do ubezpieczeń, na przykład przy jednoczesnym prowadzeniu jednoosobowej działalności.
Co grozi za opóźnienie w płatności?
Nieterminowa zapłata może spowodować naliczenie odsetek za zwłokę. Przy opóźnieniach mogą pojawić się także problemy z rozliczeniem zadłużenia oraz sankcje przewidziane w przepisach, w tym grzywna. Wspólnik opłacający dobrowolne ubezpieczenie chorobowe powinien liczyć się również z ryzykiem utraty prawa do świadczenia, jeżeli zaległość dotyczy składek wymaganych dla tego ubezpieczenia.
Najprostsza zasada jest taka: wspólnik płaci własne składki do 20. dnia następnego miesiąca na swój rachunek składkowy, a spółka płaci w tym samym terminie składki za pracowników lub zleceniobiorców na rachunek spółki.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani księgowej. W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń lub nietypowej umowy sposób rozliczenia warto potwierdzić w ZUS albo u specjalisty.
