Składka na Fundusz Pracy – co to jest i kto musi ją płacić?

Składka na Fundusz Pracy to obowiązkowy koszt pracodawcy, przeznaczany między innymi na zasiłki dla bezrobotnych i aktywizację zawodową. Wynosi 1% podstawy wymiaru, ale w rozliczeniu z ZUS jest pobierana łącznie ze składką na Fundusz Solidarnościowy, co daje 2,45%. Obowiązek zapłaty zależy przede wszystkim od rodzaju ubezpieczenia, wysokości podstawy względem minimalnego wynagrodzenia oraz ustawowych zwolnień.

Czym jest Fundusz Pracy?

Fundusz Pracy jest państwowym funduszem celowym. Gromadzone w nim środki finansują zadania związane z rynkiem pracy, w szczególności zasiłki dla bezrobotnych, szkolenia, aktywizację zawodową oraz wybrane formy wsparcia dla osób podejmujących zatrudnienie lub działalność gospodarczą.

Składka na FP jest narzutem na wynagrodzenie. Nie potrąca się jej z pensji pracownika, ponieważ w całości finansuje ją pracodawca albo inny płatnik zobowiązany do jej opłacenia. Zasady obowiązku wynikają przede wszystkim z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ile wynosi składka na Fundusz Pracy?

Sama składka na Fundusz Pracy wynosi 1% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W praktyce płatnik rozlicza ją jednak łącznie ze składką na Fundusz Solidarnościowy. Dlatego często spotykasz się z wartością 2,45%, która nie oznacza stawki samego FP.

Podstawą jest co do zasady przychód stanowiący podstawę obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych, na przykład wynagrodzenie zasadnicze, dodatki czy premie. Dla FP i FS nie stosuje się rocznego limitu 30-krotności. Oznacza to, że po przekroczeniu tego limitu składki emerytalne i rentowe mogą przestać być naliczane od nadwyżki, ale nie wyłącza to automatycznie składek na te fundusze, jeśli pozostałe warunki obowiązku są spełnione.

Kiedy pracodawca musi zapłacić składkę?

Najczęściej składkę opłaca pracodawca za osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę albo objętą innym tytułem wskazanym w przepisach. Przy umowach cywilnoprawnych trzeba dodatkowo sprawdzić status płatnika i zbieg tytułów ubezpieczenia. Sam fakt wypłaty wynagrodzenia nie zawsze wystarcza do powstania obowiązku.

Przed naliczeniem składki przejdź przez następujące kroki:

1. Sprawdź, czy dana osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
2. Zweryfikuj, czy nie działa ustawowe zwolnienie związane z wiekiem, statusem osoby bezrobotnej albo powrotem z urlopu.
3. Ustal podstawę wymiaru składek i porównaj ją z minimalnym wynagrodzeniem po przeliczeniu na pełny miesiąc, jeśli przepisy wymagają takiego przeliczenia.
4. Jeżeli wszystkie warunki obowiązku są spełnione, nalicz łącznie składkę FP i FS od rzeczywistej podstawy.

Kiedy nie płacisz składki?

Najważniejsze zwolnienia można szybko sprawdzić na poniższej liście:

• Wiek pracownika – składki nie opłaca się za kobietę, która ukończyła 55 lat, ani za mężczyznę, który ukończył 60 lat.
• Powrót z urlopu – zwolnienie przysługuje przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego albo wychowawczego.
• Osoba po 50. roku życia – przez 12 miesięcy można korzystać ze zwolnienia, jeśli przed zatrudnieniem pracownik był zarejestrowany jako bezrobotny przez co najmniej 30 dni i został zatrudniony na umowę o pracę.
• Osoba skierowana przez urząd pracy przed 30. rokiem życia – zwolnienie może trwać 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę.
• Podstawa niższa od minimalnego wynagrodzenia – co do zasady składki nie opłaca się, jeśli podstawa w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem zasad dotyczących zbiegu tytułów.
• Świadczenia chorobowe – od wynagrodzenia chorobowego i zasiłków chorobowych nie nalicza się składek społecznych, a więc także FP.

Przy przedsiębiorcy, który zawiera wyłącznie umowy cywilnoprawne i nie zatrudnia żadnej osoby na umowę o pracę, obowiązek opłacania FP za zleceniobiorców może nie powstać. W przypadku kilku umów lub kilku płatników trzeba natomiast ustalić, czy łączna podstawa ubezpieczeń osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia. Przy bardziej złożonym zbiegu tytułów warto oprzeć rozliczenie na aktualnych wyjaśnieniach ZUS.

Uwaga: błędne zastosowanie zwolnienia albo pominięcie obowiązku zapłaty oznacza konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych. Płatnik powinien złożyć korektę ZUS DRA za miesiące, w których składki wykazano nieprawidłowo, i uregulować ewentualną zaległość wraz z należnościami ubocznymi.

Jak porównać podstawę z minimalnym wynagrodzeniem?

Warunek minimalnego wynagrodzenia nie polega na mechanicznym porównaniu wypłaty z danego miesiąca z pełną płacą minimalną. Jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca, trzeba sprawdzić, ile wyniosłaby podstawa, gdyby praca była wykonywana przez cały miesiąc. Dotyczy to na przykład rozpoczęcia zatrudnienia w trakcie miesiąca, choroby albo urlopu bezpłatnego.

To przeliczenie służy wyłącznie do ustalenia, czy istnieje obowiązek opłacenia FP. Jeżeli obowiązek powstaje, składkę nalicza się od rzeczywistej podstawy, a nie od kwoty ustalonej w wyniku przeliczenia.

Przy niepełnym etacie nie podwyższa się automatycznie wynagrodzenia do pełnej płacy minimalnej. Jeżeli rzeczywista podstawa pracownika zatrudnionego na część etatu jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, składka zwykle nie jest należna. Inaczej może wyglądać sytuacja przy kilku tytułach do ubezpieczeń, na przykład umowie o pracę i zleceniu. Wtedy znaczenie ma łączna podstawa, a płatnik może potrzebować oświadczenia pracownika o innych źródłach ubezpieczenia.

Niepełny miesiąc i niepełny etat to dwa różne przypadki. W pierwszym przypadku często stosuje się przeliczenie do pełnego miesiąca, natomiast przy niepełnym etacie trzeba uwzględnić wymiar zatrudnienia i ewentualne inne tytuły ubezpieczenia.

Jak rozliczyć składkę w ZUS?

Składki na FP i FS opłaca się w terminie właściwym dla pozostałych składek ZUS. Płatnicy posiadający osobowość prawną przekazują dokumenty i należności co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca. Pozostali płatnicy, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, robią to co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca. Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe obowiązuje termin do 5. dnia miesiąca.

Łączną kwotę FP i FS wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w bloku VII, w polu 01. Przed wysłaniem dokumentów sprawdź:

• czy osoba podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• czy zastosowano właściwe zwolnienie i prawidłowy okres jego trwania,
• czy podstawa została oceniona względem minimalnego wynagrodzenia,
• czy uwzględniono inne tytuły ubezpieczenia i rzeczywistą podstawę wypłaty.

Najkrócej: pracodawca finansuje składkę w całości, sama część na FP wynosi 1%, a w ZUS jest rozliczana razem z FS jako 2,45%. O tym, czy trzeba ją zapłacić, decydują jednak nie tylko stawka i wynagrodzenie, lecz także wiek pracownika, jego status, rodzaj umowy, okres zatrudnienia oraz ewentualne zwolnienia ustawowe.

Informacje dotyczące składek i zwolnień mogą zależeć od aktualnego stanu prawnego oraz indywidualnego zbiegu tytułów ubezpieczenia. W przypadku nietypowej sytuacji kadrowo-płacowej należy zweryfikować rozliczenie w ZUS lub skonsultować je ze specjalistą.