Po co jest świadectwo pracy i jakie informacje zawiera?
Świadectwo pracy to obowiązkowy, obiektywny dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia. Jest potrzebne przede wszystkim do ustalenia uprawnień u kolejnego pracodawcy, wykazania okresów ubezpieczenia w ZUS oraz ubiegania się o świadczenia dla osób bezrobotnych.
Czym jest świadectwo pracy i po co się je wydaje?
Świadectwo pracy pracodawca wydaje po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy. Potwierdza ono między innymi okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz sposób zakończenia umowy. Obowiązek dotyczy umów o pracę zawartych na czas określony, nieokreślony i na okres próbny.
Nie jest to opinia o pracowniku ani referencje. Dokument powinien zawierać wyłącznie informacje wymagane przepisami i zgodne ze stanem faktycznym. Pracodawca nie może wpisywać subiektywnych ocen, pochwał ani krytycznych uwag dotyczących jakości pracy.
Zasady wydawania świadectwa pracy określa przede wszystkim art. 97 Kodeksu pracy, a szczegółowy zakres danych i sposób wydania dokumentu reguluje rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Co do zasady pracodawca wydaje dokument w dniu ustania zatrudnienia. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy w ciągu 7 dni nawiązuje z tą samą osobą kolejną umowę o pracę. Wtedy świadectwo wydaje na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dlaczego świadectwo pracy jest ważne?
Dokument pozwala kolejnemu pracodawcy ustalić część uprawnień pracowniczych. Na jego podstawie można określić między innymi staż pracy wpływający na wymiar urlopu wypoczynkowego. Świadectwo pokazuje też, ile urlopu wypoczynkowego pracownik wykorzystał w roku, w którym zakończyło się zatrudnienie. Dzięki temu kolejny pracodawca może prawidłowo rozliczyć pozostałą część urlopu.
Informacje ze świadectwa mogą mieć znaczenie przy ustalaniu okresów składkowych i nieskładkowych uwzględnianych przy emeryturze lub rencie. Dokument pomaga więc uporządkować historię zatrudnienia przedstawianą w ZUS, choć w konkretnych postępowaniach mogą być potrzebne także inne dowody.
Świadectwo pracy może być potrzebne również przy ubieganiu się o status osoby bezrobotnej i zasiłek dla bezrobotnych. Zawiera także dane istotne dla rozliczeń z nowym pracodawcą, na przykład informacje o wykorzystanych uprawnieniach rodzicielskich, zwolnieniach od pracy czy zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym.
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?
Zakres dokumentu wynika z przepisów prawa pracy. Część informacji pracodawca musi zamieścić z urzędu, a inne wpisuje tylko na żądanie pracownika:
| Informacja | Obowiązkowa | Na wniosek pracownika |
|---|---|---|
| Okres lub okresy zatrudnienia | Tak | Nie |
| Rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko lub pełniona funkcja | Tak | Nie |
| Wymiar czasu pracy | Tak | Nie |
| Tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo przyczyna jej wygaśnięcia | Tak | Nie |
| Wykorzystany urlop wypoczynkowy i inne urlopy | Tak | Nie |
| Wysokość i składniki wynagrodzenia | Nie | Tak |
| Uzyskane kwalifikacje | Nie | Tak |
W świadectwie pracy mogą znaleźć się także informacje dotyczące:
- urlopu bezpłatnego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i opiekuńczego,
- zwolnień od pracy wykorzystanych w roku zakończenia zatrudnienia, w tym zwolnienia z powodu działania siły wyższej,
- liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
- pracy zdalnej okazjonalnej wykonywanej w roku, w którym ustał stosunek pracy,
- okresów nieskładkowych uwzględnianych przy emeryturze lub rencie,
- pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- zajęcia wynagrodzenia za pracę oraz niezaspokojonych należności ze stosunku pracy.
Wynagrodzenie i jego składniki oraz uzyskane kwalifikacje nie są wpisywane automatycznie. Pracownik może zażądać ich ujęcia w świadectwie, jeżeli chce posługiwać się tym dokumentem także jako potwierdzeniem tych danych. Nie należy jednak mylić świadectwa pracy z referencjami, ponieważ świadectwo nie opisuje kompetencji ani oceny wykonywania obowiązków.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?
Po otrzymaniu dokumentu warto sprawdzić daty zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, sposób rozwiązania umowy oraz informacje o wykorzystanych urlopach i innych uprawnieniach. Błąd może wpływać na rozliczenia u kolejnego pracodawcy albo utrudnić wykazanie stażu ubezpieczeniowego.
Jeżeli treść jest nieprawidłowa lub niepełna, wniosek o sprostowanie należy skierować do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. Pracodawca ma 7 dni na wydanie poprawionego dokumentu albo przekazanie informacji o odmowie. Sprostowanie nie polega na dopisywaniu zmian długopisem na starym formularzu. Wydaje się nowe świadectwo pracy.
Procedura wygląda następująco:
- Sprawdź, które dane są błędne lub niepełne, i przygotuj wniosek o sprostowanie.
- Złóż wniosek pracodawcy w terminie 14 dni, wskazując właściwe informacje lub proponowane brzmienie zapisu.
- Odbierz nowe świadectwo, jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, albo zachowaj jego odmowę.
- W razie odmowy wystąp do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.
Jeżeli pracodawca nie wyda świadectwa w terminie, pracownik może żądać jego wydania przed sądem pracy. Niewydanie dokumentu lub wydanie świadectwa zawierającego błędy może także prowadzić do roszczenia o naprawienie szkody, jeżeli pracownik wykaże szkodę i związek między nią a działaniem pracodawcy. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy odszkodowanie może obejmować wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy niż 6 tygodni.
Najważniejsze jest zachowanie świadectwa pracy i sprawdzenie go niezwłocznie po otrzymaniu. To dokument, który porządkuje historię zatrudnienia i może być potrzebny zarówno przy rozpoczęciu kolejnej pracy, jak i przy ustalaniu przyszłych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie indywidualnych uprawnień lub roszczeń warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
