Kod przyczyny wyrejestrowania ZUS – jak poprawnie wypełnić formularz?
Kod przyczyny wyrejestrowania wpisuje się w formularzu ZUS ZWUA, w bloku IV, polu 03. Najczęściej po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę stosuje się kod 100, czyli ustanie tytułu do ubezpieczeń. Blok V, dotyczący trybu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, uzupełnia się tylko w określonych przypadkach.
Jakie kody przyczyny wyrejestrowania stosuje się w ZUS ZWUA?
W polu 03 bloku IV należy wybrać kod odpowiadający rzeczywistej przyczynie wyrejestrowania ubezpieczonego. Dostępne kody mają następujące znaczenie:
| Kod | Opis |
|---|---|
| 100 | Ustanie tytułu do ubezpieczeń, na przykład wskutek rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia albo na mocy porozumienia stron. |
| 500 | Zgon osoby ubezpieczonej. |
| 600 | Inna przyczyna wyrejestrowania, której nie obejmują pozostałe kody, na przykład zmiana kodu tytułu ubezpieczenia. |
| 700 | Zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie właściwych przepisów. |
| 800 | Wyrejestrowanie w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy. |
Sam rodzaj rozwiązania umowy, na przykład wypowiedzenie przez pracownika lub pracodawcę, nie zmienia zwykle kodu 100. Te szczegóły podaje się w bloku V, o ile jego wypełnienie jest wymagane.
Jak wypełnić ZUS ZWUA?
Formularz składa płatnik składek. Przy wyrejestrowaniu osoby ubezpieczonej trzeba zachować zgodność danych z wcześniejszym zgłoszeniem do ubezpieczeń. W szczególności należy przygotować:
- dane identyfikacyjne płatnika składek zgodne z jego zgłoszeniem w ZUS,
- dane osoby wyrejestrowywanej, w tym numer PESEL,
- kod tytułu ubezpieczenia użyty w poprzednim zgłoszeniu,
- datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny wyrejestrowania.
W bloku I zaznacza się wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Blok IV zawiera kod tytułu ubezpieczenia w polu 01, datę wyrejestrowania w polu 02 oraz kod przyczyny w polu 03. W przypadku błędu w wcześniej przekazanym dokumencie należy zastosować właściwy tryb korekty, a nie zwykłego wyrejestrowania.
Kiedy trzeba wypełnić blok V?
Blok V nosi nazwę „Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego”. Nie jest to drugie pole na kod przyczyny wyrejestrowania. Służy do przekazania informacji o tym, jak zakończył się stosunek pracy, na jakiej podstawie prawnej i z czyjej inicjatywy.
Blok V wypełnia się, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
| Czy blok V jest wymagany? | Warunek | Przykład |
|---|---|---|
| Tak | Osoba była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego, a przyczyną jest kod 100 albo 500. | Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem, porozumieniem stron albo zgon pracownika. |
| Nie | Osoba była zleceniobiorcą, usługobiorcą albo inną osobą niepozostającą w stosunku pracy. | Wyrejestrowanie zleceniobiorcy po zakończeniu umowy zlecenia. |
| Nie | Wyrejestrowanie następuje z kodem 600, 700 albo 800. | Zmiana kodu tytułu ubezpieczenia lub przejście zakładu pracy. |
Nie wypełniaj bloku V dla zleceniobiorcy. Jest to częsty błąd, ponieważ kod przyczyny 100 może wystąpić także przy zakończeniu umowy cywilnoprawnej. O obowiązku uzupełnienia tego bloku decyduje nie tylko kod 100 lub 500, lecz także istnienie stosunku pracy albo stosunku służbowego.
Jeżeli blok V jest wymagany, należy podać:
- datę rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego,
- kod trybu rozwiązania albo wygaśnięcia,
- kod podstawy prawnej,
- ewentualną podstawę prawną w formie opisowej, jeśli wymaga tego wybrany kod,
- stronę, z której inicjatywy rozwiązano stosunek pracy.
Kody trybu zakończenia stosunku pracy znajdują się w słowniku formularza ZUS ZWUA. Litera „R” oznacza rozwiązanie stosunku pracy, a litera „W” jego wygaśnięcie. Nie należy zastępować kodu trybu rozwiązania kodem przyczyny wyrejestrowania. Są to dwa odrębne pola i pełnią różne funkcje.
Jaki jest termin na złożenie ZUS ZWUA?
Zgodnie z art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wyrejestrowania należy dokonać w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. Termin liczy się od dnia następującego po ostatnim dniu zatrudnienia lub innego okresu podlegania ubezpieczeniom.
Przy obliczaniu terminu obowiązują następujące zasady:
- jeżeli umowa kończy się 31 października, datą wyrejestrowania jest 1 listopada,
- 7 dni liczy się od daty wyrejestrowania, a nie od dnia wysłania dokumentu,
- do terminu wlicza się soboty, niedziele i święta,
- data wyrejestrowania może być wcześniejsza niż data przekazania formularza do ZUS.
Przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę stosuje się kod 800. Gdy wraz z pracownikiem z ubezpieczenia zdrowotnego trzeba wyrejestrować zgłoszonych członków rodziny, służy do tego formularz ZUS ZCNA.
Najważniejsza zasada jest prosta: kod przyczyny wpisujesz w bloku IV, polu 03, a informacje o sposobie zakończenia stosunku pracy – tylko wtedy, gdy wymagany jest blok V.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady specjalisty do spraw kadr i ubezpieczeń społecznych.
