Kiedy zasiłek wypłaca ZUS, a kiedy pracodawca?
O tym, czy zasiłek wypłaca ZUS, czy pracodawca, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada poprzedniego roku. Przy maksymalnie 20 ubezpieczonych płatnikiem jest ZUS, a przy co najmniej 21 – płatnik składek, najczęściej pracodawca.
Kto wypłaca zasiłek – pracodawca czy ZUS?
Płatnik zasiłku to podmiot, który ustala prawo do świadczenia, oblicza jego wysokość i przekazuje pieniądze ubezpieczonemu. Jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, sam realizuje te obowiązki wobec swoich ubezpieczonych.
Gdy na dzień 30 listopada zgłoszonych jest nie więcej niż 20 osób, wypłatę przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy to zasiłków, a nie wynagrodzenia chorobowego za pierwsze dni niezdolności do pracy, które pracodawca wypłaca pracownikowi na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
Trzeba też odróżnić wypłatę od finansowania. Zasiłki są finansowane z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, nawet wtedy, gdy przelew technicznie wykonuje pracodawca. Firma wypłaca świadczenie, a następnie rozlicza je w dokumentach ubezpieczeniowych.
Jak działa limit 20 ubezpieczonych?
Decydujący jest stan ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Ustalony w ten sposób status obowiązuje przez cały następny rok.
| Liczba ubezpieczonych | Płatnik zasiłku | Kiedy obowiązuje |
|---|---|---|
| Nie więcej niż 20 osób | ZUS | Przez cały kolejny rok kalendarzowy |
| Więcej niż 20 osób | Pracodawca lub inny płatnik składek | Przez cały kolejny rok kalendarzowy |
| Brak ubezpieczonych 30 listopada | Ustala się według pierwszego miesiąca zgłoszenia | Dotyczy płatnika, który później po raz pierwszy zgłosił osoby do ubezpieczenia |
Do limitu wlicza się osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie. Są to w szczególności:
- pracownicy, w tym uczniowie,
- osoby wykonujące pracę nakładczą,
- zleceniobiorcy oraz osoby wykonujące umowy agencyjne i podobne umowy o świadczenie usług,
- osoby współpracujące ze zleceniobiorcami lub osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą.
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych ani duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.
Kiedy ZUS zawsze wypłaca zasiłek?
Niektóre grupy otrzymują świadczenia bezpośrednio z ZUS niezależnie od liczby osób zgłoszonych przez danego płatnika składek.
| Grupa ubezpieczonych | Dlaczego wypłaca ZUS? | Znaczenie liczby osób w firmie |
|---|---|---|
| Duchowni podlegający ubezpieczeniu chorobowemu | ZUS jest właściwym płatnikiem tych świadczeń | Nie ma znaczenia |
| Osoby prowadzące działalność pozarolniczą i osoby z nimi współpracujące | Świadczenie wypłaca ZUS | Nie ma znaczenia |
| Osoby uprawnione do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia | Po ustaniu tytułu ubezpieczenia wypłatę przejmuje ZUS | Nie ma znaczenia |
| Osoby zatrudnione u pracodawcy zagranicznego i podlegające ubezpieczeniu w Polsce | ZUS ustala prawo i wypłaca świadczenie | Nie ma znaczenia |
Co zmienia się na przełomie roku?
Zmiana liczby pracowników po 30 listopada nie zmienia płatnika w trakcie roku. Jeżeli firma miała 19 ubezpieczonych w dniu referencyjnym, a później zatrudniła kolejne osoby, ZUS pozostaje płatnikiem do końca następnego roku kalendarzowego. Tak samo pracodawca, który miał więcej niż 20 ubezpieczonych 30 listopada, nie traci tego statusu tylko dlatego, że później zatrudnienie spadło.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy choroba rozpoczęła się jeszcze w starym roku i trwa bez przerwy po 1 stycznia. Jeżeli ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed końcem roku, kontynuuje ją za ten sam, nieprzerwany okres niezdolności do pracy. Nie przejmuje jej automatycznie pracodawca, który od 1 stycznia uzyskał status płatnika.
W praktyce nowy płatnik może przejąć wypłatę dopiero przy kolejnym świadczeniu lub kolejnym rodzaju zasiłku, zależnie od sytuacji ubezpieczonego. O tym, kto wypłaca świadczenie, decydują więc zarówno data ustalenia statusu płatnika, jak i ciągłość niezdolności do pracy.
Jak sprawdzić, kto powinien wykonać przelew?
Najpierw sprawdź w kadrach, ilu ubezpieczonych pracodawca zgłaszał 30 listopada poprzedniego roku. Informację o wypłacie i jej terminie można też zweryfikować na koncie PUE ZUS. Jeżeli firma jest płatnikiem zasiłków, dokumenty przekazuje się pracodawcy. W pozostałych przypadkach sprawę prowadzi ZUS, często na podstawie danych przekazanych przez płatnika, takich jak formularz ZUS Z-3.
Najważniejsza zasada jest prosta: do 20 ubezpieczonych oznacza wypłatę przez ZUS, a powyżej 20 – wypłatę przez pracodawcę lub innego płatnika składek. Status ustalony na 30 listopada pozostaje wiążący przez cały kolejny rok.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie należy sprawdzić aktualne przepisy lub skontaktować się z ZUS albo specjalistą ds. kadr i płac.
