Jednoosobowa działalność gospodarcza – ilu pracowników może zatrudnić?

Jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać dowolną liczbę pracowników. Określenie „jednoosobowa” dotyczy właściciela firmy, a nie liczby osób w zespole. Zatrudnienie pracownika nie wymaga przekształcenia JDG w spółkę, ale powoduje powstanie obowiązków pracodawcy wobec ZUS, urzędu skarbowego i pracownika.

Ilu pracowników może zatrudnić JDG?

Przepisy nie określają ogólnego górnego limitu pracowników w jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może zatrudnić jedną osobę, kilku pracowników albo większy zespół, jeśli pozwalają mu na to warunki finansowe i organizacyjne.

Po zawarciu umowy o pracę właściciel JDG staje się pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy. Dotyczą go więc te same podstawowe zasady prawa pracy, które obowiązują większe firmy. Trzeba zapewnić pracownikowi legalne warunki zatrudnienia, wypłacać wynagrodzenie, prowadzić dokumentację, przestrzegać przepisów BHP i rozliczać składki oraz podatki.

Sama liczba pracowników może wpływać na zakres niektórych obowiązków organizacyjnych, na przykład dotyczących regulaminu pracy. Nie zmienia jednak faktu, że już przy pierwszym pracowniku przedsiębiorca musi prawidłowo zorganizować proces zatrudnienia.

Jaką formę współpracy wybrać?

JDG może zatrudniać osoby na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Możliwa jest także współpraca B2B, czyli z innym przedsiębiorcą. O wyborze nie powinna decydować wyłącznie wysokość składek. Najważniejsze są rzeczywiste warunki wykonywania pracy.

Umowa o pracę jest właściwa wtedy, gdy osoba wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem przedsiębiorcy, w określonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem. Nazwa dokumentu nie zmienia jego rzeczywistego charakteru. Nie można zastąpić etatu umową zlecenia lub B2B tylko po to, aby ograniczyć obowiązki pracodawcy.

Umowa o dzieło dotyczy konkretnego rezultatu, a nie stałego wykonywania powtarzalnych czynności. Z kolei przy umowie zlecenia zakres składek zależy między innymi od wieku, statusu ucznia lub studenta oraz innych umów zleceniobiorcy. Te okoliczności trzeba sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy.

Jakie obowiązki ma pracodawca w JDG?

Najwięcej formalności pojawia się przy umowie o pracę. Zanim pracownik rozpocznie wykonywanie obowiązków, trzeba przygotować umowę, skierować go na badania profilaktyczne i przeprowadzić szkolenie BHP. Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Umowa o pracę powinna określać między innymi rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Pracodawca musi także przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia wymagane przez Kodeks pracy.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy zadbać o następujące kwestie:

• Umowa – przygotuj ją zgodnie z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia i przepisami prawa pracy.
• Badania lekarskie – uzyskaj aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
• Szkolenie BHP – przeprowadź szkolenie wstępne, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy, jeśli jest wymagany.
• Ocena ryzyka – poinformuj pracownika o zagrożeniach związanych ze stanowiskiem i zasadach ochrony.
• Dokumentacja – załóż akta osobowe i przygotuj pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem.

Po rozpoczęciu pracy przedsiębiorca powinien wykonać kolejne czynności:

• Zgłoś pracownika do ubezpieczeń w ZUS, co do zasady na formularzu ZUS ZUA, w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
• Prowadź dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, urlopów, nieobecności i wynagrodzeń.
• Obliczaj, pobieraj i przekazuj do urzędu skarbowego zaliczki na PIT od wynagrodzeń.
• Rozliczaj składki ZUS oraz wymagane raporty i deklaracje w obowiązujących terminach.
• Wypłacaj wynagrodzenie zgodnie z umową i przestrzegaj norm czasu pracy, odpoczynku oraz urlopów.

Przy umowie o pracę pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy nawet wtedy, gdy zatrudnia tylko jedną osobę. Dokumentację pracowniczą dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało. Przy starszych stosunkach pracy mogą obowiązywać dłuższe okresy.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Wynagrodzenie brutto nie jest tym samym co całkowity koszt pracodawcy. Do pensji brutto mogą dojść składki finansowane przez pracodawcę, wpłaty na wybrane fundusze, koszty badań lekarskich, szkolenia BHP, obsługi kadrowej i wyposażenia stanowiska.

JDG pełni funkcję płatnika. Oznacza to, że oblicza i pobiera z wynagrodzenia pracownika zaliczkę na PIT, a następnie przekazuje ją do urzędu skarbowego. Zaliczki wpłaca się co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały pobrane. Przedsiębiorca rozlicza także składki ZUS, których termin dla płatnika opłacającego składki za pracowników co do zasady przypada do 20. dnia następnego miesiąca.

Przy skali podatkowej lub podatku liniowym wynagrodzenia i związane z nimi obciążenia mogą być kosztem uzyskania przychodu, jeśli spełniają warunki podatkowe. Przy ryczałcie podatek jest liczony od przychodu, dlatego wydatki na pracowników nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Nie oznacza to jednak zakazu zatrudniania.

Ulgi dotyczące składek właściciela, takie jak preferencyjne składki, nie obniżają automatycznie składek należnych za pracownika. Rozliczenie każdej umowy zależy od jej rodzaju i sytuacji osoby zatrudnionej.

Pierwszy pracownik w JDG – lista kontrolna

Przedsiębiorca zatrudniający pierwszą osobę może przejść przez następujące kroki:

• Ustal rzeczywisty charakter pracy i wybierz właściwą formę umowy.
• Podpisz umowę i przekaż pracownikowi wymagane informacje o warunkach zatrudnienia.
• Skieruj pracownika na badania profilaktyczne przed dopuszczeniem go do pracy.
• Przeprowadź szkolenie BHP i przygotuj stanowisko zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.
• Załóż akta osobowe oraz ewidencję czasu pracy.
• Zgłoś pracownika do ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
• Ustal sposób naliczania wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na PIT.

JDG może więc rozwijać zespół bez zmiany formy prawnej. Trzeba jednak pamiętać, że każdy kolejny pracownik oznacza nie tylko dodatkową pomoc, lecz także stałe obowiązki kadrowe, podatkowe i ubezpieczeniowe. Przy wątpliwościach dotyczących charakteru umowy, oskładkowania lub prawa pracy warto skonsultować sprawę z księgowym albo specjalistą do spraw kadr.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani finansowej i ma charakter wyłącznie informacyjny. Przed zastosowaniem opisanych zasad sprawdź aktualne przepisy lub skonsultuj indywidualną sytuację ze specjalistą.