Delegacja z miejsca pracy czy zamieszkania – jak liczyć czas?
Delegacja może rozpocząć się w miejscu zamieszkania, jeżeli pracodawca tak wskaże. Wyjazd do miejscowości, w której pracownik mieszka, również może być podróżą służbową, choć przy krajowej delegacji do stałego lub czasowego miejsca pobytu nie przysługuje dieta. Pracownik zachowuje natomiast prawo do zwrotu uzasadnionych kosztów przejazdu.
Czy delegacja musi zaczynać się w miejscu pracy?
Nie. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Może wskazać jako punkt startu miejscowość, w której pracownik zwykle mieszka, zamiast biura lub siedziby firmy. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownik jedzie bezpośrednio z domu na szkolenie, spotkanie z klientem albo inne zadanie służbowe.
Decydujące znaczenie ma miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie o pracę, a nie adres zamieszkania ani sama długość trasy. Jeżeli pracownik ma stałe miejsce pracy w miejscowości A, a na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie poza tym miejscem, wyjazd może być podróżą służbową. Dotyczy to także sytuacji, gdy podróż kończy się w jego domu.
Co sprawia, że wyjazd jest podróżą służbową?
Podstawę stanowi art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika albo siedziba pracodawcy. W praktyce muszą wystąpić łącznie trzy elementy:
- Polecenie pracodawcy – wyjazd wynika z decyzji pracodawcy, a nie wyłącznie z prywatnej inicjatywy pracownika.
- Zadanie służbowe – pracownik jedzie wykonać konkretną czynność związaną z pracą.
- Wyjazd poza stałe miejsce pracy – zadanie jest realizowane poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy.
Takie rozumienie potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r., sygn. I PK 208/07. Dla kwalifikacji wyjazdu nie ma decydującego znaczenia odległość, czas przejazdu ani fakt, że pracownik i tak planował wrócić do domu. Jeżeli pracodawca poleca wykonanie zadania poza stałym miejscem pracy, wyjazd może mieć status podróży służbowej.
Dieta, nocleg i przejazd do miejsca zamieszkania
Trzeba rozdzielić dwie kwestie: status wyjazdu oraz prawo do poszczególnych świadczeń. Brak diety nie oznacza, że wyjazd przestał być delegacją. W przypadku krajowej podróży do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika przepisy wyłączają dietę, ponieważ zakładają możliwość korzystania z własnego wyżywienia w domu.
| Świadczenie | Delegacja do innej miejscowości | Delegacja do miejsca zamieszkania |
|---|---|---|
| Dieta | Co do zasady przysługuje według czasu trwania podróży i zasad dotyczących zapewnionych posiłków. | Nie przysługuje przy krajowym wyjeździe do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika. |
| Nocleg | Możliwy jest zwrot udokumentowanego kosztu albo ryczałt, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach. | Nie przysługuje zwrot kosztu ani ryczałt za nocleg w miejscu stałego lub czasowego pobytu. |
| Koszty przejazdu | Podlegają zwrotowi zgodnie z poleceniem wyjazdu i przyjętymi zasadami rozliczenia. | Podlegają zwrotowi, jeżeli przejazd był elementem poleconej podróży służbowej. |
Zasady dotyczące diety wynikają z rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać własne reguły w regulaminie, układzie zbiorowym lub umowie o pracę, z zachowaniem ustawowych ograniczeń.
Jeżeli pracodawca polecił pracownikowi przejazd z miejscowości pracy do jego domu, nie może odmówić rozliczenia biletu albo uzgodnionych kosztów użycia prywatnego samochodu tylko dlatego, że podróż kończy się w miejscu zamieszkania. Prywatny powrót do domu i służbowy przejazd wskazany w poleceniu to nie zawsze ta sama sytuacja.
Jak rozliczyć przejazd rozpoczynający się w domu?
Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest podróżą służbową. Nie zmienia tego fakt, że pracownik codziennie pokonuje znaczną odległość. Inaczej należy ocenić przejazd z domu na polecone szkolenie lub spotkanie, gdy pracodawca wyznaczył miejsce zamieszkania jako początek delegacji.
Przy rozliczaniu takiego wyjazdu należy zachować następującą kolejność:
- Sprawdź polecenie wyjazdu i ustal, jakie miejsce pracodawca wskazał jako początek oraz koniec podróży.
- Porównaj trasę z miejscem wykonywania pracy zapisanym w umowie o pracę.
- Zachowaj bilety, faktury i inne dokumenty potwierdzające koszty przejazdu.
- Rozlicz koszty nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, a w razie braku dokumentu złóż pisemne oświadczenie z wyjaśnieniem.
Jeżeli pracownik najpierw jedzie z domu do biura w ramach zwykłego rozpoczęcia pracy, a dopiero później rusza na szkolenie, pierwszy odcinek jest co do zasady dojazdem do pracy. Jeżeli jednak pracodawca wyraźnie określił dom jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej, a pracownik jedzie bezpośrednio do miejsca wykonania zadania, odcinek ten może być rozliczany jako część delegacji.
Wątpliwości pojawiają się także przy pracownikach mobilnych. Gdy umowa wskazuje jako miejsce pracy szerszy obszar, na przykład województwo albo teren kilku budów, za podróż służbową uznaje się dopiero wyjazd poza ten obszar. Dlatego przed rozliczeniem trzeba przeanalizować dokładne brzmienie umowy, a nie tylko adres siedziby pracodawcy.
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: miejsce rozpoczęcia delegacji może znajdować się w domu, ale zwykły dojazd do pracy nie staje się przez to podróżą służbową. Wyjazd do miejscowości zamieszkania może być pełnoprawną delegacją, jednak w krajowym rozliczeniu bez diety i świadczeń noclegowych.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W nietypowych przypadkach, zwłaszcza przy pracownikach mobilnych lub niejednoznacznych zapisach umowy o pracę, sposób rozliczenia warto skonsultować ze specjalistą z zakresu prawa pracy.
