Czy składka na Fundusz Pracy jest obowiązkowa?
Tak, składka na Fundusz Pracy jest co do zasady obowiązkowa, ale nie w każdym przypadku. Obowiązek dotyczy przede wszystkim pracodawców i innych jednostek organizacyjnych zatrudniających osoby na podstawie umowy o pracę lub określonych umów cywilnoprawnych. Zależy między innymi od rodzaju umowy, podstawy wymiaru składek oraz wieku i sytuacji zatrudnionej osoby. Składkę finansuje pracodawca, więc nie pomniejsza ona wynagrodzenia pracownika.
Jak ustalić, czy trzeba opłacić składkę na Fundusz Pracy?
Fundusz Pracy jest państwowym funduszem celowym, a zasady opłacania składek określa przede wszystkim ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przy weryfikacji obowiązku najważniejsza jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przeliczeniu na pełny miesiąc powinna ona wynosić co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę, chyba że zastosowanie ma ustawowe zwolnienie.
Sprawdzenie obowiązku można przeprowadzić w trzech krokach:
- Sprawdź rodzaj umowy – ustal, czy osoba pozostaje w stosunku pracy, wykonuje pracę na podstawie stosunku służbowego albo podlega ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub umowy o świadczenie usług.
- Ustal podstawę wymiaru składek – sprawdź przychód stanowiący podstawę składek emerytalnych i rentowych oraz oceń, czy po przeliczeniu na miesiąc osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie.
- Sprawdź zwolnienia – zweryfikuj wiek osoby, jej wcześniejsze bezrobocie, powrót z urlopu oraz ewentualne zbiegi tytułów do ubezpieczeń.
Jeżeli pracownik rozpoczął zatrudnienie w trakcie miesiąca, chorował albo korzystał z urlopu bezpłatnego, rzeczywisty przychód może być niższy od minimalnego wynagrodzenia. W takich sytuacjach bada się, ile wyniosłaby podstawa, gdyby praca była wykonywana przez cały miesiąc. Samą składkę nalicza się jednak od rzeczywistej podstawy, a nie od wartości przeliczonej.
Inaczej wygląda to przy niepełnym etacie. Podstawy pracownika zatrudnionego na część etatu co do zasady nie przelicza się do pełnego minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli jego wynagrodzenie jest niższe od tej kwoty, składka na Fundusz Pracy nie wystąpi, chyba że przychody z innych tytułów podlegających obowiązkowym ubezpieczeniom łącznie osiągają poziom minimalnego wynagrodzenia.
Kiedy nie trzeba opłacać składki na Fundusz Pracy?
Ustawa przewiduje zwolnienia związane między innymi z wiekiem, wcześniejszym statusem bezrobotnego oraz powrotem do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem. Najczęstsze sytuacje przedstawia tabela:
| Sytuacja lub grupa | Warunek zwolnienia | Czas trwania |
|---|---|---|
| Kobieta, która ukończyła 55 lat, lub mężczyzna, który ukończył 60 lat | Zwolnienie wynika z osiągnięcia wskazanego wieku | Bezterminowo, tak długo jak spełnione są warunki |
| Osoba, która ukończyła 50 lat | Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę po wcześniejszej rejestracji jako bezrobotny przez co najmniej 30 dni | 12 miesięcy |
| Osoba wracająca po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym | Powrót do zatrudnienia po jednym z wymienionych urlopów | 36 pełnych miesięcy kalendarzowych |
| Osoba przed ukończeniem 30. roku życia skierowana do pracy przez urząd pracy | Bezrobotny został skierowany do zatrudnienia przez urząd pracy | 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę |
| Osoba z podstawą niższą od minimalnego wynagrodzenia | Brak obowiązku przeliczenia albo brak osiągnięcia progu po zastosowaniu właściwych zasad | Za okres spełniania warunków |
Zwolnienie po urlopie rodzicielskim nie obejmuje automatycznie każdej przerwy w pracy. Trzeba ustalić, z jakiego urlopu pracownik wrócił i od kiedy liczyć 36 pełnych miesięcy kalendarzowych. Osobno należy traktować urlop ojcowski. Pobieranie zasiłku macierzyńskiego za ten okres nie powoduje zastosowania tego konkretnego zwolnienia z opłacania składki na Fundusz Pracy.
Składki nie opłaca się również od świadczeń, które nie stanowią podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych, na przykład od wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. Przy kilku tytułach ubezpieczenia trzeba natomiast przeanalizować, czy łączna podstawa osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia.
Czy składka na Fundusz Pracy dotyczy umów zlecenia?
Tak, umowa zlecenia może powodować obowiązek opłacania składki, ale znaczenie ma nie tylko wysokość wynagrodzenia. Przepisy wskazują pracodawców i inne jednostki organizacyjne, a nie każdego zleceniodawcę. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który nie zatrudnia żadnej osoby na umowę o pracę i zawiera wyłącznie umowy cywilnoprawne, co do zasady nie opłaca Funduszu Pracy od samych umów zlecenia.
Najważniejsze zasady dotyczące umów cywilnoprawnych są następujące:
- Umowa zlecenia przy pracownikach etatowych – pracodawca może być zobowiązany do opłacania składki za zleceniobiorcę, jeśli spełnione są pozostałe warunki dotyczące podstawy wymiaru i ubezpieczeń.
- Firma bez pracowników etatowych – samo zawieranie umów zlecenia nie tworzy co do zasady obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy.
- Kolejna umowa zlecenia – jeżeli zleceniobiorca osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie z wcześniejszego tytułu, z kolejnej umowy mogą być należne tylko wybrane składki, zależnie od konkretnego zbiegu tytułów.
- Stawka godzinowa, akordowa lub prowizyjna – w takich przypadkach nie stosuje się mechanicznie zasady przeliczenia podstawy tak jak przy stałej miesięcznej kwocie. Należy ocenić faktyczny tytuł ubezpieczenia i sposób ustalenia wynagrodzenia.
Najczęstszy błąd polega na naliczeniu składki od zleceniobiorcy wyłącznie dlatego, że jego wynagrodzenie osiąga minimalne wynagrodzenie. Sam poziom przychodu nie wystarcza, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia nikogo na umowę o pracę. Wątpliwości przy kilku umowach lub różnych płatnikach wymagają analizy zbiegu tytułów do ubezpieczeń.
Podstawa prawna i terminy płatności
Podstawę prawną obowiązku stanowi przede wszystkim ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Składkę wykazuje się i rozlicza z pozostałymi składkami w dokumentach przekazywanych do ZUS, w tym w deklaracji ZUS DRA. Stawki procentowe mogą wynikać z przepisów obowiązujących w danym roku, dlatego ich aktualną wysokość należy sprawdzić przed rozliczeniem.
Termin opłacenia składki na Fundusz Pracy jest taki sam jak termin płatności składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne:
15. dzień następnego miesiąca dotyczy płatników posiadających osobowość prawną, a 20. dzień następnego miesiąca pozostałych płatników, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
W praktyce składka na Fundusz Pracy jest więc obowiązkowa wtedy, gdy jednocześnie występuje właściwy tytuł do ubezpieczeń, podstawa spełnia ustawowe kryterium i nie zachodzi żadne zwolnienie. Finansuje ją pracodawca, a nie pracownik.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani porady z zakresu kadr i płac. W przypadku zbiegu tytułów ubezpieczeń, nietypowych umów lub wątpliwości dotyczących urlopów warto zweryfikować rozliczenie z ZUS albo specjalistą ds. kadr i płac.
